Kad je vaš stol u neredu, to može otežati uvid u stvari koje trebate učiniti. Elektronički uređaji se slažu, papiri se razbacuju posvuda, a cijela radna površina postaje zatrpana neiskorištenim predmetima koji vam jednostavno smetaju. Međutim, s nekoliko novih alata i malo organizacijske sposobnosti možete u potpunosti izmijeniti izgled vašeg uredskog stola s novom konfiguracijom koja promiče učinkovitost i uklanja nerede. Ključ leži u pravilnom korištenju prostora koji imate i stvaranju novog prostora tamo gdje vam je najpotrebniji.
Koraci
Metoda 1 od 3: Smanjenje nereda
Korak 1. Bacite smeće i nepotrebne predmete
Krenite u potpunu čistku svih dosadnih, tuđih ili nebitnih stvari koje vam preplavljuju radni stol. To uključuje zastarjele dokumente, neželjenu poštu, prazne kutije i stare ili nekorištene uredske potrepštine, kao i očiglednije nerede poput paketa hrane.
- Čisteći svoj stol, riješite se koliko god stvari možete učiniti bez. Što više bacite, ostat će vam više prostora da obavite pravi posao.
- Stavite kantu za smeće pored radnog stola kako se smeće ne bi nastavilo gomilati.
Korak 2. Odlučite što vam treba ostati na radnoj površini, a što ne
Preostale stavke razvrstajte u grupe prema njihovoj važnosti za vaš rad i koliko ih često koristite. Potrošni materijal koji koristite svaki dan može se posložiti u razumne organizatore za radnu površinu ili baciti u ladice nadohvat ruke, dok se nebitni predmeti trebaju premjestiti na mjesto s puta ili potpuno odbaciti.
- Ako ste u nedoumici kako najbolje postupiti, počnite rangirati svoje radne materijale od 1 do 4 u smislu njihove neposrednosti. Stavke koje dobiju rang 1 mogu ostati na radnoj površini; stavke s ocjenom 2 mogu ići u ladice; one s 3 treba staviti u zasebne organizatore, a one s 4 mogu spremiti.
- Kako biste povećali svoj ukupni prostor, morate stvoriti usredotočeniji, minimalistički pristup vrstama stvari koje držite oko sebe.
Korak 3. Smanjite veličinu na moderniji namještaj
Na radnom stolu možda imate stavke koje smatrate bitnima, a koje ipak zauzimaju više od njihovog poštenog udjela u radnom prostoru. Ponovno procijenite glomazne, glomazne objekte ili neobične oblike i provjerite bi li ih bilo vrijedno zamijeniti manjim verzijama koje imaju više prostora. Na primjer, možda biste mogli pronaći kompaktniji izvor svjetlosti kako biste zauzeli mjesto zastarjele, prevelike stolne svjetiljke.
- To će vam dati zgodan izgovor da sami kupite-vrste uredskih proizvoda koji se danas prodaju obično su manji i elegantniji u usporedbi sa starijim kolegama.
- Potražite predmete koji se koriste višestruko, poput košarice pisača koja služi i kao ormar za spise ili natpisne pločice koja također sadrži olovke.
Korak 4. Smanjite osobne stvari
Premda za vaš moral može biti dobro da zadržite nekoliko slika svoje djece ili raznih ludorija pop kulture u svom radnom prostoru, previše tih objekata počinje zauzimati vrijedan radni prostor. Oni također mogu lako odvratiti pažnju jer ćete doći u iskušenje da im zastanete i divite im se tijekom dana.
- Ograničite svoje osobne stvari na pregršt malih predmeta, poput uokvirenog portreta obiteljskog psa ili Garfieldovog glupana.
- Razmotrite smjernice svog poslodavca za uređenje kako biste stekli uvid u to koliko je u redu zadržati.
Korak 5. Ostavite dovoljno prostora za rad
Središnji dio vašeg stola trebao bi biti rezerviran za vaše računalo ili važne dokumente. Odvojite malo područje s jedne strane stola i upotrijebite ga za dovršavanje papirologije. Ostavite si dovoljno prostora za laktove kako se ne biste osjećali ugušeno dok se brinete za dnevne zadatke.
Izbjegavajte dopuštanje drugim predmetima da odlepršaju u prostor koji ste odvojili za svoje primarne poslove
Metoda 2 od 3: Na najbolji način iskoristite svoj skladišni prostor
Korak 1. Upotrijebite svoje ladice
Stavite svoje osnovne potrepštine i najčešće korištene predmete u gornje ladice tako da vam budu pri ruci. To uključuje stvari poput pribora za pisanje, omotnica, važnih obrazaca i mapa datoteka. Spremite donje ladice za rezervne zalihe, referentne materijale i dokumente koje trebate samo povremeno pogledati. Odvojite malo više vremena za organiziranje sadržaja ladica vašeg stola kako biste točno znali gdje se sve nalazi kad vam zatreba.
- Opskrbite se papirom za kopiranje, punjenjem spremnika s tintom, olovkama s tintom, spajalicama i drugim stvarima kroz koje ste skloni brzo proći kako biste stvorili spremnu zalihu zaliha.
- Ladice su posebno ugrožene zone za nered. Prođite kroz ladice svakih nekoliko tjedana i riješite se svega što vam ne treba, a što ometa učinkovitost rasporeda vašeg stola.
Korak 2. Uložite u organizator ladica
Sav prostor s ladicama na svijetu neće vam ništa učiniti ako su same ladice zbrkane. Prestanite jednostavno bacati stvari u svoj stol i umjesto toga upotrijebite odjeljak za organizaciju ladica koji radi umjesto vas sortiranje i spremanje. Namjenski organizatori bit će korisni iz dana u dan jer vam omogućuju da odvojite zalihe kako god smatrate prikladnim, a da ih držite zajedno na jednom mjestu.
- Označite različite odjeljke vašeg organizatora ladica tako da se njegov sadržaj može odmah prepoznati.
- Za osobito velike ili pune stolove pokušajte trčati s više organizatora različitih veličina i konfiguracija koji vode do praćenja vaših zaliha.
Korak 3. Odvojite mjesto za elektroničke uređaje
Ako vaše prijenosno računalo, tablet ili pametni telefon imaju integralnu ulogu u vašem poslu, slobodno ih izostavite, ali izolirajte ih u jedan kut ili posebnu ladicu. Na taj način neće se raširiti po radnoj površini. Pokušajte se ne oslanjati na previše uređaja odjednom jer oni mogu brzo postati pogoršanje, a ne pomoć.
- Postavite "stanicu za punjenje" u blizini utičnice ili električne trake na kojoj vaši uređaji mogu ostati priključeni i spremni za upotrebu.
- Općenito, najbolje je koristiti svoje digitalne uređaje samo kad su to nužno potrebni. Elektronika također doprinosi velikom mentalnom neredu.
Korak 4. Držite torbe i aktovke s puta
Ruksaci, torbice, torbe za prijenosna računala, kutije za ručak i drugi nosači glomazni su i zauzimaju puno prostora pa nema smisla prekriti njihov stol njima. Sakrijte ovaj pribor na drugom mjestu, po mogućnosti pokraj ili ispod vašeg stola gdje će mu biti dostupni bez prepreka. Na putu do posla svaki dan pokušajte spakirati svoje osnovne potrepštine u što manje vrećica.
- Iskoristite ormare ili sobe za odmor za spremanje osobnih stvari ako ih vaša tvrtka nudi.
- Prilikom skladištenja većeg pribora na razini poda, pokušajte ne ometati postojeći prostor za hodanje.
Metoda 3 od 3: Uvođenje novih alata i resursa
Korak 1. Uložite u ladicu za papir
Ako već ne koristite ladicu za papir, nedostaje vam ključni prostor na stolu i neprocjenjiv alat za organizaciju. Ladice za papir imaju više razina koje možete koristiti za podjelu dolaznih, odlaznih i dokumenata u tijeku, što će uvelike pojednostaviti vaš tijek rada. To znači da više nikada nećete morati kopati po hrpi neurednih papira.
- Razmislite o implementaciji dvaju zasebnih ladica: jedne za trenutni rad i jedne za datoteke koje vam nisu potrebne, ali još niste arhivirane.
- Ladicu za papir možete upotrijebiti i za sortiranje i odgovaranje na neodgovorenu poštu koja se gomilala.
Korak 2. Spremite dokumente u kutije
Papiri koji vam svakodnevno ne trebaju mogu se naručiti, spajati klapnama ili staviti u manila mape i spremiti u označene kutije za pohranu. Zatim možete pronaći mjesto za ove kutije oko vašeg stola ili ureda ili u skladištu za dokumente vaše tvrtke.
- Kutije za pohranu štitit će važne dokumente od oštećenja, prolijevanja i slučajnog zametanja ili bacanja.
- Provjerite jesu li sve kutije pravilno označene i sustavno unesene.
Korak 3. Držite pribor za pisanje na jednom mjestu
Da spriječite da olabavljene olovke, olovke i markeri nestanu na dnu ladice za smeće, složite ih i grupirajte u pladanj ili šalicu. Organizirajte dom za organizatora negdje na radnoj površini kako biste uvijek imali pri ruci pribor za pisanje.
- Bacite sav pribor koji je slomljen, osušen ili nema čep.
- Ne zaboravite držati nekoliko rezervnih pakiranja olovaka i markera u donjoj ladici u slučaju da vam ponestane.
Korak 4. Objesite u blizini malu oglasnu ploču
Možete koristiti jednostavnu oglasnu ploču od pluta za lijepljenje obavijesti, lijepljenje post-it podsjetnika i hitne dokumente na vidnom mjestu. Ako imate ured za sebe, oglasnu ploču postavite na zid negdje vidljivo. Ako radite u zajedničkom prostoru, pokušajte ga namjestiti na razdjelnik kabine ili čak sa strane stola.
- Oglasne ploče izuzetno su prostorno učinkovite jer vam omogućuju potpuno uklanjanje predmeta sa stola.
- Postavljanje osobnih fotografija ili ukrasa na oglasnu ploču oslobodit će prostor na radnoj površini za bitnije stavke.
Savjeti
- Svakih nekoliko tjedana pročistite i očistite, otapajte i reorganizirajte svoj stol. Nema smisla uspostaviti novi sustav za održavanje svojih stvari u redu ako ga se ne pridržavate.
- Obratite pozornost na svoj uobičajeni tijek rada i nastavite pojednostavljivati izgled i konfiguraciju svog stola. Učinkovita organizacija stalni je napor.
- Uvijek odmah odložite smeće. Što dulje čekate da ga izbacite, veća je vjerojatnost da ćete ga pustiti da se provjeri.
- Ako radite u zajedničkom prostoru, provjerite bi li vaši suradnici bili voljni surađivati s vama na donošenju organizacijskih mjera za uštedu prostora i rješenja za pohranu.
