Abecedno podnošenje temeljni je način organiziranja dokumenata koji vam omogućuje brzo pohranjivanje, pristup i upravljanje vašim osobnim i poslovnim datotekama
Uvođenjem abecednog arhiviranja u svoj život osigurat ćete da su svi dokumenti zaštićeni i lako dostupni. Postoje mnoga pravila o tome kako arhivirati abecednim redom na engleskom kako bi se očuvao razuman sustav arhiviranja. Srećom, jednostavno je započeti s novim dokumentima i ipak nije teška promjena ako se trebate reorganizirati!
Koraci
1. dio od 2: Podnošenje abecednim redom
Korak 1. Odlučite se o abecednom sustavu koji ćete koristiti
Čak i nešto naizgled jednostavno poput abecednog podnošenja nudi nekoliko mogućnosti za izbor. Važno je da odaberete jedan sustav i da ga koristite dosljedno.
- Podnošenje slova po slovo razmatra svako slovo u svakoj riječi po redoslijedu pojavljivanja, zanemarujući razmake između riječi.
- Podnošenje riječi po riječ naručuje stavke na temelju prvog slova svake riječi uzastopno.
- Dokumentiranje po jedinicama uzima u obzir svaku riječ, skraćenicu i početno, te prema njima naručuje stavke. Općenito se preporučuje sustav po jedinica.
Korak 2. Skupite stavke
Nakon što imate sve stavke koje trebate podnijeti, odlučite kako želite grupirati datoteke. Možete odabrati format rječnika u kojem će sve datoteke biti poredane po abecednom redu, bez obzira na vrstu datoteke ili stavke koje sadrži. Također možete koristiti format enciklopedije, u kojem su stavke grupirane prema vrsti ili predmetu, a zatim je svaka skupina abecedno raspoređena.
Ako morate podnijeti mnogo različitih vrsta stavki (recepti, porezni računi, pisma itd.), Tada bi moglo biti korisno koristiti format enciklopedije. Prvo grupirajte stavke prema vrsti, a zatim abecednim redom stavke u svakoj grupi. Grupe neka budu odvojene pomoću razdjelnika ili kodiranja boja
Korak 3. Indeksirajte svoje datoteke
Indeksiranje je način postavljanja svakog dijela naslova u ispravnu jedinicu. Da biste indeksirali stavke prije nego što ih podnesete, morate raščlaniti elemente naziva svake stavke i stvoriti novi naziv po abecedi, koji se može razlikovati od standardnog naziva. Na primjer:
- Pretpostavimo da imate sljedeće stavke za indeksiranje i arhiviranje: članak o jastrebovcima pod naslovom „Noćno hranjenje šljunka“, biografiju poznate stručnjakinje za javorjevku Jane A. Doe i promotivnu brošuru za izložbu aardvarka u Zoološkom vrtu u Detroitu.
- Biografija Jane A. Doe bila bi indeksirana kao "Doe, Jane A.", budući da prezimena dolaze prva u podnošenju. Podnijet će se pod slovom "D."
- Ako odaberete grupiranje u stilu rječnika, članak "Noćno hranjenje ardavarkova" mogao bi se indeksirati kakav jest. Moglo bi se podnijeti pod slovom “N” (za “Noćno”), koristeći ovo grupiranje.
- Alternativno, mogli biste indeksirati "Noćno hranjenje jastrebova" kao "Aardvarks, Nocturnal Feeding of". To bi imalo smisla da koristite grupiranje u stilu enciklopedije, a ne samo ulaganje stavki povezanih s jabukovim šipkom. Stavka bi tada bila podnesena pod "A."
- Promotivna brošura mogla bi se indeksirati kao "Aardvarks, eksponati (zoološki vrt u Detroitu)." To bi imalo smisla ako očekujete da ćete imati nekoliko materijala o eksponatima od aardvark-a, na primjer, možda ćete morati drugu stavku indeksirati kao "Aardvarks, eksponati (Toledo Zoološki vrt)."
- Alternativno, promotivna brošura mogla bi biti indeksirana kao "Detroit Zoo (izložba Aardvark)." To bi moglo imati smisla ako očekujete da ćete imati nekoliko stavki povezanih s Zoološkim vrtom u Detroitu, ili ako želite koristiti grupiranje u stilu enciklopedije za slanje stavki prema zemljopisna lokacija.
Korak 4. Rasporedite datoteke abecednim redom prema indeksiranom nazivu
Opće pravilo za podnošenje abecednim redom je slaganje stavki po redoslijedu od A (prvi) do Z (zadnji). Koristite sve specifičnije informacije za razlikovanje i naručivanje zasebnih stavki. Na primjer:
- Redoslijed vaših indeksiranih datoteka u prethodnom koraku mogao bi tada biti (ovisno o sustavu koji koristite): "Doe, Jane A.", "Zoološki vrt u Detroitu (Izložba aardvark)" i "Noćno hranjenje ardavarkova" ILI "Aardvarks, eksponata (zoološki vrt u Detroitu), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding of "i" Doe, Jane A."
- Datoteka za "Wallaby" dolazila bi nakon datoteke za "Emu". Datoteka za “Kenguru” došla bi između, a datoteka za “Aardvark” prije jedne za “Medvjeda” i jedne za “Emu”. Tako ćete dobiti sljedeći redoslijed datoteka: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kengur", "Wallaby."
- Ako ste zatim dodali datoteku za "Anteater", ona bi se pojavila iza bilo koje datoteke za "Aardvark". Budući da oboje počinje slovom "A", morate pogledati drugo slovo svake riječi ("N" i "A") kako biste odredili redoslijed, a zatim na temelju toga rasporedite datoteke. Novi poredak bio bi: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kengur", "Wallaby".
Korak 5. Označite svoje mape datoteka
Da biste olakšali lociranje stavki, označite svaku mapu datoteke odgovarajućim indeksiranim nazivom stavke (a) koje sadrži. To će također olakšati uvođenje novih datoteka ispravnim redoslijedom.
- Stavite stavke u mapu koja je za njih određena.
- Možda će vam biti korisno i bojanje vaših datoteka bojama radi bolje upotrebljivosti. Na primjer, ako koristite grupiranje u stilu enciklopedije, dajte svakoj skupini zasebnu boju i označite svaku stavku/datoteku u svakoj grupi odgovarajućom bojom.
Korak 6. Dokumentirajte sustav indeksiranja i arhiviranja
Budite dosljedni svom sustavu indeksiranja i arhiviranja, što god to bilo. Pobrinite se da svi koji imaju pristup datotekama znaju sustav. Na primjer, možete stvoriti i podijeliti dokument koji detaljno opisuje pravila vašeg sustava arhiviranja. To će pomoći svima da mogu učinkovito koristiti sustav arhiviranja.
Korak 7. Ispravno unesite nove stavke
Postavite datoteke u ormarić na temelju indeksiranih imena i abecednog reda, u skladu sa sustavom koji koristite. Po potrebi pomaknite trenutne datoteke kako biste nove datoteke postavili na pravo mjesto.
Dio 2 od 2: Suočavanje s posebnim slučajevima
Korak 1. Arhivirajte stavke pod njihovim značajnim terminom
Ponekad ima smisla arhivirati stavke na temelju ključnih riječi, bez obzira na redoslijed pojavljivanja riječi u naslovu ili imenu. To osigurava da se datoteka može indeksirati i locirati pomoću najlogičnijeg izraza. Na primjer
“First Bank of Chicago” mogla bi se indeksirati i podnijeti kao “Chicago, First Bank of”. “Chicago” je ključni izraz u ovom unosu, a ne “First” ili “Bank”, pogotovo ako možda imate druge stavke sličnih naziva, poput “First Bank of Tulsa” ili “Chicago Bank and Trust”
Korak 2. Poredajte imena prema prezimenu
Tipični standardi podnošenja preporučuju da se pojedinci indeksiraju prema prezimenu, budući da se prezime smatra značajnim pojmom.
- Tako bi "Jane A. Doe" bila indeksirana i evidentirana kao "Doe, Jane A."
- Na kraju stavite naslove (dr., Gospođa, major itd.). “Dr. Jane A. Doe”, na primjer, bila bi indeksirana i evidentirana kao„ Doe, Jane A., Dr.”
- Općenito, imena redoslijeda kako su napisana, slovo po slovo. Na primjer, "MacDonald" bi došao prije "McDonalda". Slično, "D '", "L'," Le "," de "itd. Smatraju se dijelom naziva, a ne zasebnim jedinicama. Na primjer, datoteke narudžbe "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" i "Wolfe" tim redoslijedom (a NE kao "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Uobičajena iznimka od ovih pravila o imenima je kada ime pojedinca čini dio naziva tvrtke ili organizacije. U tim slučajevima ime pojedinca tretirajte kao jedinice unutar naziva tvrtke. Na primjer, "Jane A. Doe Pest Control" bit će podnesena pod "J", a NE indeksirana kao "Doe, Jane A. Pest Control".
Korak 3. Zanemarite članke, veznike i prijedloge
Članci (poput "a", "an" i "the"), veznici (kao što su "i", "ali" i "ili") i prijedlozi (poput "za", "od" i "In") općenito se preskaču prilikom indeksiranja i podnošenja po abecedi, jer se ne smatraju značajnim izrazima. To je slučaj čak i kad čine početak naziva stavke. Na primjer:
- "Istraživanje prakse hranjenja emuom" podnijelo bi se pod "E" za "Emu" (značajna riječ u naslovu ove stavke), umjesto "A" za "an".
- “Doe and Smith Pest Control” bit će prijavljen nakon “Doe, Jane A.” Oba indeksirana imena počinju s riječi "Doe", pa prelazite na sljedeći značajan pojam u svakom ("Smith" i "Jane") kako biste odredili redoslijed datoteka. Zanemarite riječ "i", jer nije značajna.
Korak 4. S skraćenicama postupajte kao da su napisane
Prilikom indeksiranja i arhiviranja stavki možete naići na skraćenice poput "Mfg". (za "proizvodnju") ili "Inc." (za “Incorporated”). Općenito, indeksirajte i arhivirajte stavke kao da su te kratice napisane, a ne samo kao nizove slova.
Na primjer, "Jane A. Doe Mining Company" podnijet će se nakon "Jane A. Doe Mfg"
Korak 5. Uobičajeno brojevi datoteka
Prilikom podnošenja stavki po abecedi, unutar naslova možete naići na brojke. Općenito, brojevi datoteka su uobičajeni, a ne kao da su napisani. Brojevi se također unose prije slova.
- Na primjer, "3M Company" podnijet će se prije "100 odličnih poslovnih ideja" (budući da "3" dolazi prije "100").
- “Velike poslovne ideje” i “Veliki poslovni lideri” bile bi prijavljene nakon “100 izvrsnih poslovnih ideja”, budući da su brojevi poredani prije slova.
- Brojevi koji su već napisani tretiraju se kao riječi, a ne brojevi. Na primjer, unesite redoslijede stavki "100 velikih poslovnih lidera", "Velike poslovne ideje" i "Dvjesto izvrsnih poslovnih ideja".
- Međutim, ako služi vašim svrhama podnošenja, možete napraviti iznimku i uvijek unijeti brojeve kao da su napisani.
Korak 6. Bavite se posebnim znakovima
Moraju se uzeti u obzir svi ne-abecedni ili ne-numerički znakovi na koje naiđete prilikom indeksiranja i podnošenja stavki. Međutim, što učiniti s ovim likovima, ovisi o njihovoj vrsti:
- Interpunkcija (kao što su apostrofe, točke i zarezi) općenito se zanemaruje pri indeksiranju i podnošenju stavki. Na primjer, podnesite "Washington's Best Coffee" i "Washington State Fair" tim redoslijedom.
- Dijakritičke oznake tretiraju se kao odgovarajuće slovo, bez dijakritičke oznake. Na primjer, datoteku „Éclair“označite kao „Eclair“, a „Über“kao „Uber“. Izuzetak od toga je kada podnosite zahtjev prema abecedi jezika koji koristi dijakritičke znakove, u tom slučaju trebate slijediti uobičajeni abecedni red tog jezika.
Korak 7. Po potrebi upotrijebite opće pravilo "ništa prije nečega"
Općenito, razmaci (uključujući interpunkcijske znakove i druge elemente koji se preskaču) zanemaruju se prilikom podnošenja po abecedi. Međutim, u slučajevima kada stavke počinju na isti način, upotrijebite razmak ili pravilo "ništa prije nečega" da biste odredili redoslijed podnošenja.
- Na primjer, podnesite "North East Bank", "North East Manufacturing" i "Northeast Bank" tim redoslijedom.
- Slično, "Doe, Jane A." bit će podnesena prije "Doe, Jane A., Dr."
Korak 8. Razlikujte datoteke prema detaljnijim podacima, ako je potrebno
U rjeđim slučajevima abecedni podaci nisu dovoljni za utvrđivanje redoslijeda datoteka. U tim slučajevima morate koristiti dodatne informacije za indeksiranje i naručivanje stavki. Označite ove dodatne podatke na odgovarajućim datotekama kako biste ih lakše razlikovali. Na primjer:
- Ako ste imali artikle za dvije različite osobe po imenu Jane A. Doe, mogli ste ih naručiti prema datumu rođenja. Dosje „Doe, Jane A. (r. 1853)“tako bi došao pred spis „Doe, Jane A. (r. 1967).
- Također možete naručiti stavke prema zemljopisnom položaju kada trebate razlikovati. Ako imate dosjee za tri različite banke na tri različite lokacije, a svaka banka se zove „First United Bank and Trust“, mogli biste ih naručiti abecednim redom po redoslijedu „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank i Trust (Oklahoma)”i“First United Bank and Trust (Južna Dakota)”.
- Slično, ako imate predmete za dva različita medvjeda ili vrste medvjeda, razlikovali biste ih dalje, na temelju vrste, geografskog položaja itd. Na primjer, možda imate datoteke na temu "Medvjed, smeđi" i "medvjed, grizli" (tim redoslijedom) ili datoteke na "Medvjedi (europski)" i "Medvjedi (sjevernoamerički)" (tim redoslijedom).
Korak 9. Objavite iznimke i posebna pravila
Pobrinite se da svi koji koriste vaše datoteke znaju za iznimke od standardnih smjernica koje su uključene u vaš sustav arhiviranja. To će pomoći da se svatko može pravilno i učinkovito koristiti sustavom arhiviranja.
