Organiziranje kabineta za podnošenje zahtjeva može biti teško, bilo da se radi o kućnom ormaru ispunjenom plaćenim računima i poreznim podacima ili o radnom kabinetu ispunjenom dovršenim projektima i fakturama. Organizirajte svoj ormar za spise tako što ćete se riješiti starih datoteka, pronaći sustav za arhiviranje koji vam odgovara i stalno ga održavati.
Koraci
1. dio od 4: Čišćenje starih dokumenata
Korak 1. Kupite ormar za spise ako ga nemate
Potražite ormar dobre kvalitete koji je dobre veličine za vaš dom ili ured unutar vašeg proračuna. Razmislite o vatrootpornom i vodootpornom ormariću u slučaju prirodnih katastrofa koje mogu zadesiti vaš dom. Paket takvih ormara nalazi se u lokalnim trgovinama, trgovinama namještajem, stolarskim radnjama i trgovačkim centrima.
Korak 2. Počnite pregledavati svoje datoteke
Ostavite po strani sve što je očito staro ili nepotrebno. Staviti na stranu:
- Računi za proizvode koje više ne posjedujete.
- Smeće
- Stari računi za usluge koje više ne koristite
- Poslovna pisma sa starog posla
- Marke koje vam više ne trebaju
Korak 3. Nemojte se bojati riješiti se stvari
Iako su određeni dokumenti poput rodnih listova i poreznih podataka očito važni, možda postoji neželjena pošta ili stare potvrde koje izgledaju važno, ali zapravo nisu. Razmišljajte o svakom dokumentu dok donosite odluku i razmislite može li vam on doista biti od koristi u budućnosti. Ako ne biste propustili da nestane godinu dana, vjerojatno ga je sasvim u redu izbaciti.
Korak 4. Budite oprezni pri bacanju stvari na posao
Prije nego što bilo što izbacite, pitajte svoje nadređene jer to može biti važnije nego što mislite. Vaša tvrtka također može imati pravila o tome koliko dugo stvari treba čuvati i kako ih se treba riješiti.
Korak 5. Odlučite koje stvari trebate zadržati
To će općenito ovisiti o tome koliko su novi ili korisni. Koristite diskreciju i razmislite hoće li dokumenti biti korisni ili potrebni u budućnosti. Ako su doista važni, zadržite ih. Za porezne podatke, evidenciju osiguranja i vitalne dokumente čuvajte ih u sljedećim razdobljima:
- Čuvajte podatke o prijavi poreza 7 godina, kao i sve primitke za stavke koje ste oduzeli od poreza. Porezna uprava može provjeriti svaki povrat do 6 godina nakon podnošenja poreza.
- Čuvajte evidenciju osiguranja, izjave o hipoteci i dokaze o dobrotvornim donacijama do tri godine.
- Čuvajte vrlo važne dokumente poput izvoda iz matične knjige rođenih i vjenčanih, iskaznica socijalnog osiguranja, naslova, tapi i putovnica. Čuvajte ih i nikada ih se nemojte riješiti.
Korak 6. Uništite svaki dokument koji ste ostavili po strani
Izbacivanje dokumenata bez dijelova može ostaviti vaše osobne podatke izložene svima koji ih vide. Čak i ako niste sigurni je li dokument osjetljiv, najbolje ga je uništiti jer može sadržavati adrese, datume rođenja ili druge podatke.
Korak 7. Uništite ili uništite i digitalne medije
Mnogi će gradovi i poduzeća imati kraće dane u kojima mještani ili zaposlenici mogu donijeti stare diskete, CD -ove ili tvrde diskove na uništavanje. Pobrinut će se da je to ispravno učinjeno.
Dio 2 od 4: Organiziranje važnih dokumenata
Korak 1. Počnite organizirati preostale datoteke
Premjestite se na stol ili veliki stol i organizirajte papire u hrpe koje su vam logične i razumne. To će postati vaše pojedinačne datoteke. Napravite hrpe koje će vam pomoći pronaći točno ono što tražite. Razmotrite kategorije kućnih ormara kao što su:
- Komunalne usluge
- Auto
- Medicinski
- Ljubimac
- Poslovanje
- Dom
- Porezi
- Financije
Korak 2. Pitajte suradnike za savjet o radnim ormarićima
Možda postoje posebne konvencije tvrtke za organiziranje radova na vašem radnom mjestu. Ako nije, arhivirajte kronološki ili abecedno. Uredne suradnike pitajte koji sustavi im najbolje odgovaraju.
Korak 3. Neka vaše kategorije budu jednostavne
Što precizirate, više datoteka ćete imati, što će značiti više nereda u vašem ormaru. Neka vaše glavne datoteke budu općenitije, a zatim u njima organizirajte dokumente.
Korak 4. Odlučite hoćete li organizirati prema imenu ili datumu
Nakon što ste razvrstali svaki papir u njegovu ispravnu hrpu, počnite ih organizirati na način koji će vam olakšati pronalaženje.
- Za popise po abecednom redu, poput robnih marki na računima, stavke koje počinju s A stavljajte na vrh hrpe, radeći do Z.
- Za kronološke podneske, poput datuma poreznih prijava, postavite najnovije dokumente na vrh snopa, radeći prema najstarijim dokumentima na dnu.
Korak 5. Stavite svaki svoj niz u mapu
Stavite papire tako da dokument na vrhu snopa bude ispred fascikle. Tako će dokumenti ostati istim redoslijedom u kojem ste ih organizirali.
3. dio od 4: Olakšavanje pronalaženja datoteka
Korak 1. Jasno označite svaku mapu
Provjerite je li natpis na kartici velik, čitljiv i ima li smisla za vas i druge u vašem uredu ili obitelji. Za dodatnu jasnoću upotrijebite aparat za izradu etiketa.
Korak 2. Neka svaka ladica ima svoju kategoriju i jasno je označite
Podijelite svoje datoteke po ladicama na način koji vam odgovara, a svaka ladica sadrži zasebnu kategoriju. Svaka kategorija trebala bi sadržavati povezane datoteke koje će vam pomoći da lakše pronađete stvari.
- Financijske informacije poput poreznih dokumenata, dosjea o ulaganjima i hipotekarnih izvještaja mogle bi se staviti u jednu ladicu.
- Osobni dokumenti poput rodnih listova, putovnica i zdravstvenih kartona mogli bi otići u drugu ladicu.
- Upute za uporabu za različite stavke mogu ići u drugom.
Korak 3. Razmislite o upotrebi mapa u boji
Ako memorirate odgovarajuću boju, bit će vam lakše pronaći vaše papire. Ako već imate mape s manilom, dodajte im boju markerima ili oznakama u boji. Naljepnice u boji mogu se suptilnije koristiti u istu svrhu.
Korak 4. Pomoću sustava boja stvorite potkategorije u svojim ladicama
Ladica s informativnim materijalima, na primjer, može se podijeliti u mape poput "Priručnika za elektroniku", "Priručnika za električne alate" i "Priručnika za čišćenje pribora".
Korak 5. Promijenite svoj sustav ako nema smisla
Nakon mjesec ili dva korištenja, nemojte se bojati promijeniti stvari koje vam ne odgovaraju. Premjestite različite datoteke naprijed ili razbijte kategorije koje je teško razlikovati. Upamtite da je vaš ormar za datoteke sustav za vas i da se mora prilagoditi vašem toku rada.
Dio 4 od 4: Održavanje organizacije
Korak 1. Budite proaktivni da biste ostali organizirani
Odmah obratite pažnju na poštu i dokumente kad stignu, a nakon što ih riješite, podnesite ih odmah.
Korak 2. Postavite pristiglu poštu na svom kućnom ili uredskom stolu
Pregledajte svoju dolaznu poštu jednom dnevno. Na ovaj način nećete ništa izgubiti i neće se gomilati. Dostavljanje se neće činiti kao takav posao, nego se radi malo po malo.
Korak 3. Često reorganizirajte svoj kabinet
Preporučuje se godišnja reorganizacija, pa je čak možete očistiti tromjesečno ako imate veliki broj datoteka. Glavni izvor nereda u ormarićima za arhiviranje su stari dokumenti koji vam više ne trebaju, pa po potrebi očistite i usitnite stare stvari.
Korak 4. Razmislite o pretvaranju nekih datoteka u digitalne medije
Što više dokumenata možete držati u digitalnom formatu, manje ćete fizičkog nereda imati u ormaru za spise. Dobri kandidati za skeniranje uključuju priznanice, dokaze o donaciji ili bankovne izvode. Neki su možda čak i već dostupni na internetu.
Korak 5. Napravite glavni dokument
U dokumentu objasnite kako funkcionira vaš sustav arhiviranja i gdje se stvari nalaze. U slučaju hitnog ili nepredviđenog problema, drugi će možda morati znati kako tražiti vaše datoteke.
Savjeti
- Držite svoje ormare za dokumente zaključanima ako imate znatiželjnu djecu ili znatiželjne članove obitelji.
- Ako imate problema s otvaranjem brave, pogledajte Kako odabrati bravu za ormare.
- Pohranite vrlo osjetljive dokumente poput rodnih listova ili vlasničkih listova u sef ili vatrostalnu kutiju za dokumente ako ste zabrinuti da ormar nije dovoljno siguran.
Upozorenja
- Ako živite u području sklonom potresima, pričvrstite ormare pričvršćenim zidom. To će spriječiti njihovo padanje na osobu ili blokiranje vrata tijekom seizmičkog događaja.
- Pažljivo učitajte svoje datoteke. Ako je gornja ladica puna, a ladice ispod nje prazne, može se prevrnuti.