Kako organizirati ormar za spise (sa slikama)

Sadržaj:

Kako organizirati ormar za spise (sa slikama)
Kako organizirati ormar za spise (sa slikama)
Anonim

Organiziranje kabineta za podnošenje zahtjeva može biti teško, bilo da se radi o kućnom ormaru ispunjenom plaćenim računima i poreznim podacima ili o radnom kabinetu ispunjenom dovršenim projektima i fakturama. Organizirajte svoj ormar za spise tako što ćete se riješiti starih datoteka, pronaći sustav za arhiviranje koji vam odgovara i stalno ga održavati.

Koraci

1. dio od 4: Čišćenje starih dokumenata

Organiziranje kabineta za spise Korak 1
Organiziranje kabineta za spise Korak 1

Korak 1. Kupite ormar za spise ako ga nemate

Potražite ormar dobre kvalitete koji je dobre veličine za vaš dom ili ured unutar vašeg proračuna. Razmislite o vatrootpornom i vodootpornom ormariću u slučaju prirodnih katastrofa koje mogu zadesiti vaš dom. Paket takvih ormara nalazi se u lokalnim trgovinama, trgovinama namještajem, stolarskim radnjama i trgovačkim centrima.

Organiziranje kabineta za spise Korak 2
Organiziranje kabineta za spise Korak 2

Korak 2. Počnite pregledavati svoje datoteke

Ostavite po strani sve što je očito staro ili nepotrebno. Staviti na stranu:

  • Računi za proizvode koje više ne posjedujete.
  • Smeće
  • Stari računi za usluge koje više ne koristite
  • Poslovna pisma sa starog posla
  • Marke koje vam više ne trebaju
Organiziranje kabineta za spise Korak 3
Organiziranje kabineta za spise Korak 3

Korak 3. Nemojte se bojati riješiti se stvari

Iako su određeni dokumenti poput rodnih listova i poreznih podataka očito važni, možda postoji neželjena pošta ili stare potvrde koje izgledaju važno, ali zapravo nisu. Razmišljajte o svakom dokumentu dok donosite odluku i razmislite može li vam on doista biti od koristi u budućnosti. Ako ne biste propustili da nestane godinu dana, vjerojatno ga je sasvim u redu izbaciti.

Organiziranje kabineta za spise Korak 4
Organiziranje kabineta za spise Korak 4

Korak 4. Budite oprezni pri bacanju stvari na posao

Prije nego što bilo što izbacite, pitajte svoje nadređene jer to može biti važnije nego što mislite. Vaša tvrtka također može imati pravila o tome koliko dugo stvari treba čuvati i kako ih se treba riješiti.

Organiziranje kabineta za spise Korak 5
Organiziranje kabineta za spise Korak 5

Korak 5. Odlučite koje stvari trebate zadržati

To će općenito ovisiti o tome koliko su novi ili korisni. Koristite diskreciju i razmislite hoće li dokumenti biti korisni ili potrebni u budućnosti. Ako su doista važni, zadržite ih. Za porezne podatke, evidenciju osiguranja i vitalne dokumente čuvajte ih u sljedećim razdobljima:

  • Čuvajte podatke o prijavi poreza 7 godina, kao i sve primitke za stavke koje ste oduzeli od poreza. Porezna uprava može provjeriti svaki povrat do 6 godina nakon podnošenja poreza.
  • Čuvajte evidenciju osiguranja, izjave o hipoteci i dokaze o dobrotvornim donacijama do tri godine.
  • Čuvajte vrlo važne dokumente poput izvoda iz matične knjige rođenih i vjenčanih, iskaznica socijalnog osiguranja, naslova, tapi i putovnica. Čuvajte ih i nikada ih se nemojte riješiti.
Organiziranje kabineta za spise Korak 6
Organiziranje kabineta za spise Korak 6

Korak 6. Uništite svaki dokument koji ste ostavili po strani

Izbacivanje dokumenata bez dijelova može ostaviti vaše osobne podatke izložene svima koji ih vide. Čak i ako niste sigurni je li dokument osjetljiv, najbolje ga je uništiti jer može sadržavati adrese, datume rođenja ili druge podatke.

Organiziranje kabineta za spise Korak 7
Organiziranje kabineta za spise Korak 7

Korak 7. Uništite ili uništite i digitalne medije

Mnogi će gradovi i poduzeća imati kraće dane u kojima mještani ili zaposlenici mogu donijeti stare diskete, CD -ove ili tvrde diskove na uništavanje. Pobrinut će se da je to ispravno učinjeno.

Dio 2 od 4: Organiziranje važnih dokumenata

Organiziranje kabineta za spise Korak 8
Organiziranje kabineta za spise Korak 8

Korak 1. Počnite organizirati preostale datoteke

Premjestite se na stol ili veliki stol i organizirajte papire u hrpe koje su vam logične i razumne. To će postati vaše pojedinačne datoteke. Napravite hrpe koje će vam pomoći pronaći točno ono što tražite. Razmotrite kategorije kućnih ormara kao što su:

  • Komunalne usluge
  • Auto
  • Medicinski
  • Ljubimac
  • Poslovanje
  • Dom
  • Porezi
  • Financije
Organiziranje kabineta za spise Korak 9
Organiziranje kabineta za spise Korak 9

Korak 2. Pitajte suradnike za savjet o radnim ormarićima

Možda postoje posebne konvencije tvrtke za organiziranje radova na vašem radnom mjestu. Ako nije, arhivirajte kronološki ili abecedno. Uredne suradnike pitajte koji sustavi im najbolje odgovaraju.

Organiziranje kabineta za spise Korak 10
Organiziranje kabineta za spise Korak 10

Korak 3. Neka vaše kategorije budu jednostavne

Što precizirate, više datoteka ćete imati, što će značiti više nereda u vašem ormaru. Neka vaše glavne datoteke budu općenitije, a zatim u njima organizirajte dokumente.

Organiziranje kabineta za spise Korak 11
Organiziranje kabineta za spise Korak 11

Korak 4. Odlučite hoćete li organizirati prema imenu ili datumu

Nakon što ste razvrstali svaki papir u njegovu ispravnu hrpu, počnite ih organizirati na način koji će vam olakšati pronalaženje.

  • Za popise po abecednom redu, poput robnih marki na računima, stavke koje počinju s A stavljajte na vrh hrpe, radeći do Z.
  • Za kronološke podneske, poput datuma poreznih prijava, postavite najnovije dokumente na vrh snopa, radeći prema najstarijim dokumentima na dnu.
Organiziranje kabineta za spise Korak 12
Organiziranje kabineta za spise Korak 12

Korak 5. Stavite svaki svoj niz u mapu

Stavite papire tako da dokument na vrhu snopa bude ispred fascikle. Tako će dokumenti ostati istim redoslijedom u kojem ste ih organizirali.

3. dio od 4: Olakšavanje pronalaženja datoteka

Organiziranje kabineta za spise Korak 13
Organiziranje kabineta za spise Korak 13

Korak 1. Jasno označite svaku mapu

Provjerite je li natpis na kartici velik, čitljiv i ima li smisla za vas i druge u vašem uredu ili obitelji. Za dodatnu jasnoću upotrijebite aparat za izradu etiketa.

Organiziranje kabineta za spise Korak 14
Organiziranje kabineta za spise Korak 14

Korak 2. Neka svaka ladica ima svoju kategoriju i jasno je označite

Podijelite svoje datoteke po ladicama na način koji vam odgovara, a svaka ladica sadrži zasebnu kategoriju. Svaka kategorija trebala bi sadržavati povezane datoteke koje će vam pomoći da lakše pronađete stvari.

  • Financijske informacije poput poreznih dokumenata, dosjea o ulaganjima i hipotekarnih izvještaja mogle bi se staviti u jednu ladicu.
  • Osobni dokumenti poput rodnih listova, putovnica i zdravstvenih kartona mogli bi otići u drugu ladicu.
  • Upute za uporabu za različite stavke mogu ići u drugom.
Organiziranje kabineta za spise Korak 15
Organiziranje kabineta za spise Korak 15

Korak 3. Razmislite o upotrebi mapa u boji

Ako memorirate odgovarajuću boju, bit će vam lakše pronaći vaše papire. Ako već imate mape s manilom, dodajte im boju markerima ili oznakama u boji. Naljepnice u boji mogu se suptilnije koristiti u istu svrhu.

Organiziranje kabineta za spise Korak 16
Organiziranje kabineta za spise Korak 16

Korak 4. Pomoću sustava boja stvorite potkategorije u svojim ladicama

Ladica s informativnim materijalima, na primjer, može se podijeliti u mape poput "Priručnika za elektroniku", "Priručnika za električne alate" i "Priručnika za čišćenje pribora".

Organiziranje kabineta za spise Korak 17
Organiziranje kabineta za spise Korak 17

Korak 5. Promijenite svoj sustav ako nema smisla

Nakon mjesec ili dva korištenja, nemojte se bojati promijeniti stvari koje vam ne odgovaraju. Premjestite različite datoteke naprijed ili razbijte kategorije koje je teško razlikovati. Upamtite da je vaš ormar za datoteke sustav za vas i da se mora prilagoditi vašem toku rada.

Dio 4 od 4: Održavanje organizacije

Organiziranje kabineta za spise Korak 18
Organiziranje kabineta za spise Korak 18

Korak 1. Budite proaktivni da biste ostali organizirani

Odmah obratite pažnju na poštu i dokumente kad stignu, a nakon što ih riješite, podnesite ih odmah.

Organiziranje kabineta za spise Korak 19
Organiziranje kabineta za spise Korak 19

Korak 2. Postavite pristiglu poštu na svom kućnom ili uredskom stolu

Pregledajte svoju dolaznu poštu jednom dnevno. Na ovaj način nećete ništa izgubiti i neće se gomilati. Dostavljanje se neće činiti kao takav posao, nego se radi malo po malo.

Organiziranje kabineta za spise Korak 20
Organiziranje kabineta za spise Korak 20

Korak 3. Često reorganizirajte svoj kabinet

Preporučuje se godišnja reorganizacija, pa je čak možete očistiti tromjesečno ako imate veliki broj datoteka. Glavni izvor nereda u ormarićima za arhiviranje su stari dokumenti koji vam više ne trebaju, pa po potrebi očistite i usitnite stare stvari.

Organiziranje kabineta za spise Korak 21
Organiziranje kabineta za spise Korak 21

Korak 4. Razmislite o pretvaranju nekih datoteka u digitalne medije

Što više dokumenata možete držati u digitalnom formatu, manje ćete fizičkog nereda imati u ormaru za spise. Dobri kandidati za skeniranje uključuju priznanice, dokaze o donaciji ili bankovne izvode. Neki su možda čak i već dostupni na internetu.

Organiziranje kabineta za spise Korak 22
Organiziranje kabineta za spise Korak 22

Korak 5. Napravite glavni dokument

U dokumentu objasnite kako funkcionira vaš sustav arhiviranja i gdje se stvari nalaze. U slučaju hitnog ili nepredviđenog problema, drugi će možda morati znati kako tražiti vaše datoteke.

Savjeti

  • Držite svoje ormare za dokumente zaključanima ako imate znatiželjnu djecu ili znatiželjne članove obitelji.
  • Ako imate problema s otvaranjem brave, pogledajte Kako odabrati bravu za ormare.
  • Pohranite vrlo osjetljive dokumente poput rodnih listova ili vlasničkih listova u sef ili vatrostalnu kutiju za dokumente ako ste zabrinuti da ormar nije dovoljno siguran.

Upozorenja

  • Ako živite u području sklonom potresima, pričvrstite ormare pričvršćenim zidom. To će spriječiti njihovo padanje na osobu ili blokiranje vrata tijekom seizmičkog događaja.
  • Pažljivo učitajte svoje datoteke. Ako je gornja ladica puna, a ladice ispod nje prazne, može se prevrnuti.

Preporučeni: