Papirne datoteke mogu biti bol, osobito kad se gomilaju na vašem stolu. Da biste bolje riješili svoje zalutale papire i račune, pokušajte sortirati sve svoje dokumente koji nisu podneseni. Zatim upotrijebite ormar za dokumente ili ladicu za sortiranje datoteka u razne mape. Ako želite potpuno ukloniti nered u uredu, svoje dokumente možete prenijeti na računalo, wiki ili neki drugi sustav temeljen na oblaku. S postavljenim osnovnim planom možete bolje upravljati mnogim vrstama datoteka u svom uredskom prostoru!
Koraci
Metoda 1 od 3: Filtriranje kroz vaše dokumente
Korak 1. Odvojite dokumente koje morate podnijeti od onih koje još uvijek koristite
Kad počnete organizirati svoje papire, napravite hrpu za one koje ste spremni za odlaganje i zasebnu hrpu za one koji trebaju ostati na vašem stolu. Nabavite organizator papira s 2 utora za svoj radni stol kako bi vaši dokumenti ostali organizirani čak i nakon početnog procesa sortiranja i podnošenja. Dokumente koje ćete koristiti držite u jednom utoru, a one koji su spremni za ulaganje u drugo mjesto.
Korak 2. Odaberite dan svakog tjedna za podnošenje papirologije
Ne dopustite da vam korpe novih dokumenata izmaknu kontroli; umjesto toga, odvojite dan ili dva za sortiranje i organiziranje datoteka. Ako ne radite s mnogo računa i dokumenata u svom radnom prostoru, možda će vam trebati samo 1 dan da obavite posao. Međutim, ako vaš posao uključuje mnogo papirologije, možda biste trebali izdvojiti 2-3 dana za razvrstavanje neorganiziranih dokumenata.
Razvrstavanje datoteka svaki tjedan čini organizacijski proces mnogo lakšim za upravljanje
Korak 3. Označite sve svoje datoteke s datumima izbacivanja kako biste spriječili nered
Prije podnošenja novih dokumenata, pažljivo proučite datum i sadržaj svake datoteke. Ako se dokument odnosi na tekući projekt ili drugo pitanje, napišite "u tijeku" na vrhu datoteke. Ako se u radu govori o dovršenom projektu, označite datoteku kao "dovršenu". Dodatno, označite vrijeme kada datoteka više nije potrebna, a dokument se može usitniti ili reciklirati.
Ako brzo skenirate datoteke, ove oznake mogu vam pomoći da učinkovitije pronađete ispravnu datoteku
Korak 4. Umjesto da ih podnesete, reciklirajte sve nevažne dokumente
Nemojte pretpostavljati da svaka datoteka zaslužuje mjesto u vašem ormaru ili ladici. Umjesto toga, odložite sve nepotrebne dokumente u koš za recikliranje. Ako vaše datoteke sadrže neke osobne podatke, usitnite dokumente umjesto da ih reciklirate.
Uništite sve datoteke s financijskim podacima i podacima o računu, svojim brojem socijalnog osiguranja ili drugim osjetljivim podacima
Metoda 2 od 3: Odabir sustava razvrstavanja
Korak 1. Odaberite fizički prostor za pohranu datoteka
Ispitajte izgled svog radnog prostora i razmislite koji bi sustav arhiviranja najbolje funkcionirao. Ako imate ured, veliki ormar za spise mogao bi biti dobra opcija. Međutim, ako imate manji radni prostor, ladica ili ladica za podnošenje dokumenata logistički bi mogla imati više smisla.
- Prilikom kupnje novog sustava za pohranu pokušajte dati prednost kvaliteti nad cijenom.
- Bez obzira na vaš sustav arhiviranja, osjetljive dokumente stavite u sigurnu mapu.
Korak 2. Rasporedite svoje papire prema datumu ako su vaše datoteke osjetljive na vrijeme
Odaberite organizacijski sustav koji ima najviše smisla za vaš poslovni ili poslovni prostor. Ako je vaš posao usredotočen na rokove, pokušajte naručiti svoje mape s najnovijim datumom ispred. Kako dani prolaze, nastavite s dodavanjem novih mapa i datoteka na prednju stranu ormara ili ladice.
- Na primjer, možete imati zasebne datoteke danima, tjednima ili mjesecima.
- Na primjer, ako radite kao porezni savjetnik, ima smisla podnijeti dokumente svojih klijenata prema datumu.
- Ovaj sustav dobro funkcionira za pojedince koji rade s materijalima osjetljivim na vrijeme.
Korak 3. Dizajnirajte sustav sortiranja temeljen na kalendaru ako se bavite kronološkim datotekama
Ako imate posla s velikim brojem datoteka u svom uredskom prostoru, pokušajte dodati "kartični" sustav arhiviranja u svoje ormare i ladice. Slično kalendaru, sustav "škakljanja" koristi 12 velikih mapa za predstavljanje svakog mjeseca, a 28-31 podmapa prati svaku veliku mapu za svaki dan u mjesecu. Pokušajte koristiti ovu metodu ako imate posao orijentiran na datume.
- Na primjer, ako radite za izvoznu tvrtku, možda će biti lakše sortirati datoteke po mjesecu i datumu umjesto po općoj kategoriji.
- Ovaj sustav je bolji za pojedince koji preferiraju konkretnu, numeričku organizaciju, za razliku od kodiranja boja.
Korak 4. Sortirajte datoteke prema temama ako želite kategorizirati svoje radove
Odaberite različite kategorije za svoje mape, a zatim ih poredajte prema relevantnosti. Kad uređujete ormar ili ladicu za spise, mape s najvećom relevantnošću i važnošću postavite sprijeda. Nastavite s razvrstavanjem datoteka imajući to na umu kako biste imali lak pristup važnim dokumentima.
Na primjer, ako ste financijski savjetnik neke tvrtke, bilo bi logičnije sortirati svoje dokumente prema važnosti i relevantnosti, poput "ulaganja", "plaće" i "poreza"
Korak 5. Odaberite nazive širokih kategorija za svoje datoteke
Nemojte koristiti duge, previše određene oznake za svoje mape. Umjesto toga pokušajte odabrati opće, uključive oznake kako vam kasnije ne bi bilo teško sortirati nove datoteke. Ako želite stvoriti specifičniji sustav arhiviranja, pokušajte dodati podmape u svoj veći, općenitiji sustav arhiviranja.
Na primjer, "Izvješća o troškovima za 3. travnja" ne bi bila dobra kategorija za opću mapu, jer je previše specifična. Umjesto toga označite mapu kao "Izvješća o troškovima", koja je daleko otvorenija
Savjet:
Proizvođači naljepnica jednostavan su i učinkovit način kategorizacije datoteka.
Korak 6. Bojom označite svoje dokumente kako biste stvorili vizualno privlačan sustav
Uložite u razne mape datoteka i naljepnice u više boja. Zatim dodijelite različite kategorije datoteka različitim bojama mapa i naljepnica kako biste svoj dosje održavali dosljednim. Pokušajte koristiti iste boje i kategorije u svim ormarima i ladicama, tako da možete brzo i učinkovito pristupiti raznim datotekama.
- Na primjer, označite svoje žute mape za dopisivanje putem e-pošte, crvene mape za obrasce vezane uz porez i zelene mape za obračun plaća.
- Pokušajte koristiti sheme boja i oznake koje se lako pamte. Na primjer, zelena bi mogla biti izvrsna oznaka u boji za financijske oblike, budući da je zelena boja često povezana s novcem.
- Ovaj sustav je najbolji za učenike vizualnog karaktera.
Metoda 3 od 3: Primjena digitalnog pristupa
Korak 1. Skenirajte svoje papirnate datoteke kako biste ih digitalno pohranili
Kad god dodate novu datoteku u ormar ili ladicu, pomoću skenera prenesite digitalnu verziju datoteke na računalo. Ako trebate brzo pristupiti datoteci, imat ćete mnogo brže i lakše pretraživanje na stolnom računalu nego što ćete pregledavati nekoliko mapa. Ako je cijeli vaš sustav arhiviranja papirnati, skenirajte i učitajte datoteke kako biste stvorili digitalnu sigurnosnu kopiju.
- Ne opterećujte se ako nemate digitalni sustav arhiviranja! Samo skenirajte i prenesite datoteke po jednu mapu.
- Također možete skenirati datoteke pomoću određenih aplikacija za telefon.
Korak 2. Odaberite dosljedna imena za sve datoteke
Odaberite naljepnice za svoje digitalne dokumente kojima je lako pretraživati i pristupati. U idealnom slučaju, pokušajte da ove datoteke slijede njih dosljedno, poput datuma ili prezimena, jer će ih tako lakše sortirati. Ako je potrebno, u naslove datoteka unesite sve relevantne lokacije, skupove podataka ili brojeve verzija.
- Nemojte koristiti posebne znakove u naslovima datoteka jer ih računala ne mogu pravilno obraditi.
- Na primjer, označite svoj dokument kao 20031124 kada se pozivate na određeni datum poput 24. studenog 2003.
Korak 3. Sortirajte svoje digitalne datoteke s mapama i podmapama
Slično kao u ormaru za arhiviranje, upotrijebite razne digitalne mape za spremanje i slaganje skeniranih dokumenata. Na radnoj površini stvorite i označite više mapa koje se odnose na vaše prenesene datoteke. Ako želite koristiti specifičnije kategorije, izradite nekoliko podmapa unutar svake veće mape. Nastavite petljati sa svojim digitalnim mapama dok ne pronađete sustav koji vam dobro funkcionira!
Na primjer, ako imate mapu pod nazivom "Porezi", mogli biste stvoriti nekoliko podmapa za različite godine
Korak 4. Prenesite svoje dokumente na wiki kako bi im više ljudi moglo pristupiti
Ako vaš radni prostor ima više suradnje, izradite internetsku wiki kojoj mogu pristupiti vaši suradnici i nadređeni. Nakon što se prijavite na wiki, upotrijebite odjeljak "toolbox" za pristup gumbu "upload file". Pomoću ove značajke možete povezati svoj novootpremljeni dokument s raznim ljudima koji sada mogu pregledavati i pristupati datoteci.
Imajte na umu da svatko može uređivati datoteke na wikiju
Korak 5. Koristite datoteke zasnovane na oblaku za podnošenje dokumenata u pokretu
Preuzmite aplikaciju ili drugu digitalnu uslugu koja radi i na računalima i na mobilnim uređajima. Da biste svoje datoteke zadržali na jednom mjestu, pomoću ove usluge prenesite slike svojih datoteka kako bi se mogle pohraniti u softver u oblaku. Iako su neki programi besplatni, možda ćete morati platiti da biste dobili više prostora za pohranu.
