Ako radite u školi ili školi koja od vas zahtijeva da radite s više klijenata ili projekata, pravilan sustav podnošenja zahtjeva je presudan. Postoji nekoliko metoda za podnošenje papira, ali u konačnici bi vaš sustav trebao odražavati vaše potrebe. Najbolji način da se pripremite za učinkovit sustav je rezervirati nekoliko dana samo za rad na organizaciji.
Koraci
Metoda 1 od 3: Priprema za novi sustav arhiviranja
Korak 1. Prikupite sav materijal
Morate sastaviti svu svoju dokumentaciju prije nego što pokušate postaviti odgovarajući sustav. Prođite kroz sve lokacije koje možda imate papirologiju i sve ih stavite u jednu hrpu. Provedite vrijeme kako biste bili sigurni da možete pravilno objasniti sav aktivni i neaktivan posao koji imate.
- Planirajte unaprijed tako što ćete osloboditi prostor za tablice za rad na svojim papirima.
- Ako prilagođavate tuđu dokumentaciju u novi sustav arhiviranja, uklonite sve dokumente iz trenutnog sustava. Bit će vam bolje da obrađujete sve dokumente i pripremite se za novi sustav.
Korak 2. Prođite kroz sve dokumente
Ovo je težak dio procesa, ali je i ključan korak u organiziranju. Odvojite sve datoteke na temelju onoga što jesu, poput bankovnih izvoda, računa za kreditne kartice i plaćanja hipotekom. Možda vam se čini dosadnim, ali prođite kroz svaki dokument na hrpi kako biste utvrdili s čime radite.
- Ne morate čitati svaki rad, ali kratak pregled će vam pomoći.
- Bilješke nakon objave dobre su za označavanje važnih papira za koje znate da ćete morati potrošiti vrijeme.
Korak 3. Postavite hrpe
Kad počnete sređivati svoje papire, bilo bi korisno da povezane dokumente držite zajedno. Sve papire koji se odnose na “Nickelback” klijenta mogli biste staviti u jednu hrpu. Drugi primjer je gomilanje vašeg rada na temelju mjeseci.
- Osjećanje kronološkog reda moglo bi biti korisno za vaše potrebe podnošenja.
- Odredite prioritete dok sređujete papirologiju. Kad vidite papire koji su iznimno važni, stavite ih na vrh njihove hrpe.
Korak 4. Smanjite koliko vam odgovara
Još jedna hrpa koju možete stvoriti je hrpa smeća. Ne morate baciti hrpu papira, ali nevažne papire morate odvojiti od ostalih hrpa. Mogli biste čak postaviti i raznoliku hrpu gdje bi mogli ići slučajni papiri.
Ako ste 100% sigurni da vam ne trebaju neki papiri i ne možete povući održivu vezu na drugi dokument, odbacite ih. Provjerite sa svojim nadređenima smijete li nešto baciti prije nego što nešto nastavite
Korak 5. Koristite manila mape
Neka vam stvari budu jednostavne za vas pomoću jeftinih manila mapa. To neće naštetiti vašim sredstvima i omogućit će vam da izvršite bilo koji sustav arhiviranja koji želite. Paket manila mapa možete nabaviti u bilo kojoj trgovini uredskog materijala.
Korak 6. Prenesite hrpe
Koristite hrpe koje ste ranije ustanovili da posluže kao vodič za vaše mape. Uvjerite se da je sadržaj svake mape također organiziran. Sadržaj datoteke možete organizirati prema važnosti svakog rada ili prema kronologiji.
- Izbjegavajte slaganje sadržaja datoteke prema abecedi. Abecedna organizacija djeluje učinkovitije za organiziranje grupa datoteka.
- Mape s manilom stavite u ormar za datoteke dok punite mape.
Metoda 2 od 3: Stvaranje sustava koji vam odgovara
Korak 1. Upotrijebite abecedni sustav arhiviranja
Abecedni sustav arhiviranja dobro funkcionira kada trebate dohvatiti imena ljudi, kupaca, autora, imena filmova, knjiga itd. Pod uvjetom da koristite izraze koje je lako dohvatiti, abecedni sustav arhiviranja često je najlakši sustav za korištenje.
- Najbolji način arhiviranja i dohvaćanja datoteka je označavanje svake datoteke. Mape Manila imaju dodatnu karticu dizajniranu za označavanje datoteka koja će vam olakšati postupak dohvaćanja.
- Ako radite s klijentima, učinkovitije je alfabetirati prema prezimenu.
- Ako imate puno datoteka, razmislite o izradi odjeljaka o slovima koji će vam pomoći u organizaciji. Razdjelnici odjeljaka veliki su i jednostavno sadrže jedno slovo. Također možete podijeliti slova u parove poput "A-D" ili "F-K".
Korak 2. Koristite lokalni redoslijed
Kada radite ili učite na različitim predmetima, redoslijed predmeta ili tema može biti vrlo koristan način za preuzimanje informacija. Na primjer, ako studirate pravo, mogli biste imati predmetne naslove ugovora, ustavno pravo, delikte, upravno pravo, međunarodno pravo itd.
- Najbolji način organiziranja aktuelnih informacija je putem razdjelnika odjeljaka. Označite razdjelnike odjeljaka prema sadržaju, na primjer "Admin Law".
- Ovaj sustav najbolje funkcionira ako imate nekoliko različitih tema. Ako ne, ostat ćete s jednim ili dva razdjelnika i nećete imati mnogo organiziranog sustava.
Korak 3. Pokušajte s numeričkim podnošenjem
Ova vrsta arhiviranja idealna je za datoteke koje sadrže datume ili brojeve. Na primjer, ako imate račune, primitke, datume itd., Numerički sustav može olakšati ponovno lociranje sustava. Također možete razmotriti označavanje mjeseca i godine za ovu opciju. Za one koji rade u okruženju koje koristi numeriranje za papire kao što su medicinski dosjei, zakonodavni dokumenti, sudski postupci itd., Numeriranje je korisna metoda pretraživanja.
- Ovaj sustav koristite samo ako vam je ugodno pregledavati nekoliko brojeva i možete dohvatiti podatke s tih brojeva.
- Označite brojeve ili datume na karticama podnošenja i organizirajte na temelju numerirane vrijednosti. Počnite s “1” i neka sljedeći brojevi povećaju vrijednost.
- Ako podnosite zahtjeve s mjesecima, počnite od siječnja i redom pređite na prosinac. Koristit ćete razdjelnike odjeljaka za svaki mjesec.
Korak 4. Upotrijebite kodiranje u boji
Ovo je izvrsno za kreativno podnošenje i posebno je učinkovito za one s dobrim vizualnim pamćenjem. Može pomoći u unakrsnom referenciranju različitih tema na temelju kodiranja u boji. Možete obojati bilo koju od gore navedenih tehnika podnošenja. Također možete koristiti kombinaciju sustava organiziranja uparivanjem kodova boja s drugim sustavom.
- Jedan od najjednostavnijih načina dodavanja boje vašoj ustaljenoj metodi punjenja je korištenje označivača. Paket markiranih proizvoda možete kupiti u bilo kojoj trgovini uredskog materijala.
- Drugi način implementacije kodiranja u boji je korištenje različitih mapa u boji.
Korak 5. Koristite frekvencijski sustav
Ovo dobro funkcionira za stavke koje stalno koristite, ali ne bi trebao biti samostalan sustav. Mora se hraniti drugim sustavom, na primjer abecednim sustavom. Dodajte često korištene podatke u grupirani prostor u svom području za arhiviranje kako biste ih mogli brzo dohvatiti, na primjer na samom prednjem dijelu ladice za spise.
Morat ćete paziti da ne postanete neorganizirani pomoću ovog sustava. Zadržavanje naprijed projekta na kojem trenutno radite neće uvijek jamčiti učinkovitu organizaciju
Metoda 3 od 3: Održavanje organiziranog sustava
Korak 1. Odmah podnesite papire
Jedan od načina da osigurate učinkovito funkcioniranje vašeg dosjea je ulaganje papira dok ga obrađujete. Sustav arhiviranja neće raditi ako odgodite podnošenje papira. Stjecanje navike podnošenja papira također će vam pomoći u produktivnosti i tijeku rada.
Korak 2. Neka vaš prostor bude ažuriran
Svakih nekoliko mjeseci trebali biste proći kroz svoj sustav arhiviranja i nakratko pregledati. Ne morate pregledati sve svoje radove kao što ste to učinili za početnu organizaciju. Provjerite sve datoteke i provjerite je li sve organizirano i na pravom mjestu.
Nakon prvih nekoliko mjeseci također možete razmisliti radi li sustav koji odaberete radi li za vas
Korak 3. Očistite svoj prostor
Jednom godišnje trebate očistiti svoj radni prostor. Možda imate neke datoteke koje redovito koristite, ali sada biste trebali pregledati ostale datoteke koje manje koristite. Otvorite datoteke koje manje koristite i pročitajte sve svoje dokumente da vidite ima li nepotrebne papirologije.
Izvadite sve datoteke i obrišite ormar za spise vlažnom krpom kako biste uklonili nakupinu prašine
Savjeti
- Ova se načela mogu primijeniti i na računalne ili druge elektroničke podneske.
- Koristite indeks za datoteke koje nisu postavljene po abecedi. To bi trebalo biti abecedno raspoređeno tako da možete brzo pronaći datoteke u svakom slučaju. Stavite ovaj indeks na početak datoteke.
- Počnite tako što ćete pročistiti i razvrstati hrpe papira i upotrijebiti bilješke nakon objavljivanja za sortiranje u kategorije, a zatim podkategorije.
- Korisno je imati razne datoteke za stavke koje se ne uklapaju uredno nigdje drugdje.
