Dopis, ili dopis, poruka je prilagođena određenoj publici da ih obavijesti o nečemu. Podsjetnici su opći uredski dokument pa mogu pokriti razne teme i distribuirati se u papirnatim primjercima, faksom ili e -poštom. Općenito, formalnost vašeg dopisa ovisi o organizaciji u kojoj radite i pravnoj prirodi teme. Zapisnik o obnovi zgrada općenito je namijenjen stanarima, zaposlenicima, vlasnicima ili radnicima o nužnoj obnovi koja će utjecati na njihov okoliš. Saznajte kako napisati dopis za obnovu zgrada.
Koraci
Korak 1. Zatražite kopije prethodnih memoranduma
Možete osjetiti ton i formalnost vaše organizacije gledajući primjere prošlih obavijesti. Zamolite svog nadređenog da dostavi samo one uzorke kojima su zadovoljni.
Korak 2. Nabavite kopije podataka za kontakt za sve one na koje ovaj dopis utječe
Morat ćete svakoj stranci poslati kopiju, a može proći nekoliko dana ili tjedana da se dobiju sve potrebne adrese ili e -poruke.
Korak 3. Prikupite sve činjenice potrebne za dokazivanje potrebe obnove zgrade
Ako je odbor za stanovanje ili stan donio prijedlog kojim se odobrava obnova, zatražite kopiju prijedloga kako biste ga mogli zatražiti ili distribuirati. Što je obnova veća, trebat će vam više dokaza.
Korak 4. Odredite rokove
Za veće obnove možda ćete željeti poslati dopis dosta unaprijed kako bi mogli napraviti potrebne smještaje. Ako je obnova u zadnji čas, odlučite se o datumu i vremenu kada će se dogoditi, uključujući vrijeme za smještaj ljudi.
Korak 5. Napišite skicu svog dopisa
Bilo koji poslovni zapis koristi se za uvjeravanje čitatelja u nešto. Pod naslovima napravite nacrt koji uključuje temu dopisa, opis, rokove i datume, dokaz i podatke za kontakt radi daljnjeg praćenja.
Korak 6. Strukturirajte svoj dopis
Koristite logotip i strukturu tvrtke, ako će to biti dopis pod imenom tvrtke. Slijede smjernice za oblikovanje bilješke:
- Stavite ime primatelja u gornji lijevi kut dokumenta za obradu teksta. To može biti općenito ili određeno ime, ali bi trebalo biti lako prepoznatljivo, tako da osoba zna da se dopis o obnovi zgrade odnosi na njih.
- Zatim upišite osobu, ljude ili tvrtku koja piše dopis. Ako dopis pišete za odjel ili tvrtku, možda ćete morati zatražiti odobrenje prije slanja dopisa pod tuđim imenom.
- U nastavku unesite datum. Podsjetnike treba pripremiti prilično brzo jer obično traže od nekoga da na vrijeme nešto primijeti.
- Napišite temu dopisa o obnovi zgrade koristeći najbolje moguće opisne riječi. Na primjer, umjesto da napišete "Predmet: Obnove zgrada", napišite "Popravak dizala, 30. kolovoza od 6 do 8 sati".
- Napišite tijelo poruke. Napišite svrhu, zašto je obnova potrebna, zašto obnova koristi čitatelju i potrebne dokaze, kao što su građevinski propisi ili sigurnosna pitanja. Budite izravni; pokušajte ne uključivati pisanje koje ne podržava vašu poruku.
Korak 7. Ako je potrebno, uključite oznake ili popise
Ljudi će češće čitati dopise koji nisu blokovi teksta. Budući da su dopisi prilično neformalni, možete izraditi popise s grafičkim oznakama ili podebljanim tekstom označiti određeni dio roka ili svrhe obnove.
Korak 8. Uredite bilješku na 1 stranicu
Ako dajete bilješku većem broju ljudi, najbolji način da osigurate da će je pročitati jest da bude kratka. Ako je predug i svrha mu nije odmah jasna, mogu ga odložiti dok nemaju slobodnog vremena.
To ne vrijedi za pravne memorandume i neke dopise tvrtki koji uključuju izvješća o zgradama ili prijedloge odbora. Pobrinite se da znate koliko publika očekuje
Korak 9. Dokažite svoj dopis za pravopisne i gramatičke greške
Ako vaše sposobnosti pisanja nisu jake, dajte ih nadređenom ili kolegi koji ih može urediti.
Korak 10. Potpišite pismo
Nakon što bude odobren, htjet ćete ga potpisati i datirati kako bi bio službeni. Uključite svoje podatke za kontakt i podatke za kontakt bilo koga kome mogu uputiti pitanja na dnu dopisa.
Korak 11. Uključite potrebne priloge
Ispišite kopije bilješke i privitaka za svaki od svojih kontakata. Spojite ih na bilješku prije nego što ih dostavite.
Korak 12. Dostavite svoj dopis na vrijeme
Ljudima će trebati vremena za izradu planova tijekom obnove, pa pokušajte doći do njih kad se najave.
