Nekoliko stvari je važnije za uredno funkcioniranje ureda nego sustav arhiviranja koji funkcionira. Bilo da jedini pristupate datotekama ili dijelite sa osobljem, sustav arhiviranja koji odaberete mora biti organiziran kako bi svi mogli pronaći ono što traže. Ako je sustav arhiviranja težak za korištenje, objesit ćete se na papire iz straha da ih ne izgubite u datotekama, a uskoro ćete imati hrpe papira koje prekrivaju vaš stol.
Koraci
Korak 1. Odlučite se o sustavu arhiviranja
Što god to bilo, mora imati smisla pa ćete točno znati gdje se nalazi svaki komad papira. Vaše mogućnosti su:
- Abecednim redom. Ovaj sustav je najbolji kada će većina vaših datoteka biti imena klijenata, pacijenata ili kupaca.
- Predmet ili kategorija: Većina datotečnih sustava organizirana je prema predmetu ili kategoriji, što dobro funkcionira kada je ispravno postavljeno, ali može biti i najviše zbunjujuće kada nije.
- Numerički/kronološki. To je najbolje kada se vaše datoteke sastoje uglavnom od numeriranog ili datiranog materijala, poput narudžbenica ili računa.
Korak 2. Napunite ladice datoteka visećim mapama
Viseće mape nikada se neće ukloniti, služeći kao držači mjesta za omote kutije koje ćete izvaditi iz ladice.
Korak 3. Razvrstite svoje papire u hrpe po kategorijama
Ako hrpa postane viša od dva centimetra, podijelite je u potkategorije. Ako je hrpa previše tanka, spojite je s drugom hrpom i preimenujte. Nazivi hrpa trebali bi olakšati utvrđivanje u koju hrpu ulazi svaki komad papira.
Korak 4. Stavite svaku hrpu u manila mapu i jasno je označite
Najbolje je koristiti mape s karticama koje su u sredini, a ne razmaknute jer datoteke izgledaju urednije.
Korak 5. Postavite manila mape u viseće mape
Za većinu datoteka funkcionirat će obične viseće mape, no za debele datoteke ili datoteke koje ste morali podijeliti u potkategorije upotrijebite mape na dnu okvira. Mape možete naručiti kako god želite, ali većina ljudi u ovom trenutku koristi abecedni sustav.
Korak 6. Označite viseće mape s istim imenima kao mape manila
Postavite sve plastične jezičke s lijeve strane mape, osim ako ne koristite bočni ormarić za datoteke. Za bočne datoteke, koje se kreću slijeva nadesno kada otvorite ladicu, a ne sprijeda prema natrag, postavite jezičke s desne strane.
Korak 7. Postavite zalihe visećih i manila mapa blizu datoteka tako da možete jednostavno dodati mapu ako se nađete s komadom papira koji ne pripada postojećoj mapi
Izbjegavajte preuske ili pretanke mape. Možda ćete htjeti ponovno označiti mape i preraspodijeliti radove ako odlučite da morate ponovno kategorizirati.
Korak 8. Na kraju godine uklonite sve mape, označite svježe manila mape s istim nazivima kategorija i stavite ih u datoteke
Pregledajte stare mape da vidite treba li što prenijeti u trenutne datoteke, a ostatak smjestite u svoju arhivu.
Savjeti
Možda ćete doći u iskušenje da svoje datoteke označite bojom, upotrijebite računalo za ispis naljepnica datoteka ili na neki drugi način učinite datoteke privlačnijima. Međutim, kada morate napraviti promjenu, poput dodavanja jedne mape, bit ćete nesretni ako otkrijete da nemate odgovarajuće mape u boji ili morate ručno napisati oznaku datoteke. Najbolje je držati stvari jednostavnima
Upozorenja
- Nikada nemojte stvarati raznoliku hrpu za ono što ne možete kategorizirati, jer će sve tamo završiti.
- Nakon što uspostavite sustav arhiviranja, morate nastaviti sa podnošenjem. Svaki dan odvojite vrijeme za uzimanje papira sa stola i njihovo arhiviranje. Odolite iskušenju da postavite duboku košaricu za arhiviranje na svoje datoteke jer ćete je samo popuniti i ona će postati druga datoteka.
