Izjava o radu (SOW) je dokument (i, obično, pravni ugovor) koji formalizira razumijevanje između izvođača i klijenta. Za svaki projekt SOW navodi posebne usluge koje će se isporučiti (obično, podijeljene u zasebne zadatke koje treba izvršiti), vrijeme u kojem se ti zadaci i usluge trebaju izvršiti te iznos i rokove dospijeća za plaćanje. Njegova je osnovna svrha poslužiti kao putokaz za projekt i dokumentirati očekivanja strana. To bi trebao biti jasan, jasan engleski opis "Zašto", "Tko", "Što", "Kako", "Kada", "Gdje" i "Koliko?"
Koraci
Metoda 1 od 2: Slijedite opće smjernice
Korak 1. Napišite SOW prije početka rada
SOW se obično stvara nakon završetka pregovora o temeljnom ugovoru, ali prije početka bilo kakvog rada na projektu. Međutim, ponekad (osobito s vremenski osjetljivim projektima) pregovori se mogu nastaviti nakon što su radovi započeli, a SOW se ne dovršava sve dok projekt nije u tijeku.
Korak 2. Istražite potrebni format SOW
Ne postoji jedinstveni standardni SOW jer različite industrije i projekti imaju različite rezultate i tijek rada. Dobar SOW je prilagođeni SOW.
Korak 3. Ispravite to prvi put
Iako se sam izvorni SOW obično ne revidira, za izmjenu uvjeta SOW -a obično se koristi zasebni sporedni sporazum koji se naziva Nalog za izmjenu. Bilo bi dobro uključiti prazan obrazac za promjenu naloga uz SOW. Imajte na umu da izmjene narudžbi mogu povećati troškove projekta. Dobro napisani SOW može pomoći u smanjenju potrebe za Nalogom za promjenu. Niti jedan klijent ne želi biti u poziciji u kojoj njegova ili njezina specifična očekivanja nisu dokumentirana, što može dovesti do kašnjenja, povećanja ukupnih troškova ili nezadovoljstva.
Metoda 2 od 2: Ovladavanje stilom i specifičnostima u SOW -ima
Korak 1. Uključite cilj
Ovaj odjeljak odgovara na pitanje "Zašto?" To je pregled projekta i njegovih ciljeva na visokoj razini. Opći opisi su prihvatljivi pri izradi ovog projekta iz „ptičje perspektive“, ali izbjegavajte jezik koji bi se mogao tumačiti na više načina. Budi jasan; opisuju mjerljive i ostvarive ciljeve koji se realno mogu postići u navedenom vremenskom okviru.
Korak 2. Uključite raspravu o opsegu
Ovaj odjeljak daje konačnu izjavu (bez mogućnosti ili alternativa) pitanja "Što?" i kako?" Što je posao? Kako će se to postići? Ili često ono što NIJE posao, a što se NEĆE postići. Koje su pretpostavke? Koje se isporuke (stavke koje izvođač prezentira klijentu na pregled i odobrenje) proizvode? Ono što se, osim isporučenih rezultata, mora dogoditi administrativno (upravljanje projektom) u smislu izvještavanja o napretku, praćenja vremena i druge komunikacije.
Korak 3. Dodajte lokaciju, ako je moguće
Ovaj izborni odjeljak opisuje gdje će se radovi izvoditi (ako je relevantno).
Korak 4. Uključite vremenski okvir
Ovaj neobavezni odjeljak navodi ukupno vrijeme dopušteno za završetak projekta, maksimalne naplative sate po vremenskom razdoblju i određeno vrijeme za formalne preglede ili druge prekretnice projekta.
Korak 5. Odredite raspored
Ovaj odjeljak navodi koje zadatke treba dovršiti do kojeg datuma/sata i tko je odgovoran za to. Opisi zadataka i rezultata (prvenstveno isporučivih) trebali bi biti detaljni, nedvosmisleni i jasni kako bi ih bilo lako razumjeti. Osim rezultata, raspored može sadržavati unose za testiranje osiguranja kvalitete, testiranje potrošača i izvješća o napretku.
- Iako bi raspored trebao biti specifičan, nemojte se usredotočiti na “Kako” jer to može staviti previše prepreka pred uspješan završetak projekta. Dovoljan je osnovni opis potrebne metodologije koja će se koristiti.
- Raspored često uključuje pojedinosti o kriterijima prihvatljivosti (za mjerenje kvalitete ishoda) i etape plaćanja (obično nakon prihvaćanja ključnih rezultata), iako se oni mogu opisati u drugom, zasebnom odjeljku.
Korak 6. Uključite odjeljak o prihvaćanju
Ovaj odjeljak opisuje mehanizam na koji će strane odrediti jesu li proizvod ili usluga prihvatljivi. Kriteriji se mogu kretati od mjerljivih standarda kvalitete do određenog broja ispitivanja, ali se u svakom slučaju moraju podvrgnuti objektivnom vrednovanju.
Korak 7. Odredite standarde
Ovaj odjeljak opisuje sve industrijske standarde koje je potrebno zadovoljiti kako bi se ispunio ugovor. Umjesto fizičkog reproduciranja industrijskih standarda u SOW -u, dovoljno je samo pozivanje na skup standarda.
Korak 8. Uključite sve zahtjeve radne snage
Ovaj odjeljak navodi sve posebne zahtjeve za radnom snagom, npr. Broj zaposlenika koji rade na projektu, obrazovne zahtjeve (diplome ili certifikati).
Korak 9. Zabilježite cijenu
Ovaj odjeljak se bavi pitanjem "Koliko?" Je li plaćanje fiksna naknada? Kako utječu troškovi/troškovi? Hoće li se plaćanje vršiti paušalno ili u ratama? Kakav je raspored plaćanja? Postoje li prekretnice u plaćanju?
Korak 10. Uključite sve pretpostavke
Većina projekata prožeta je raznim nepoznanicama, za koje strane moraju iznijeti različite pretpostavke. U biti, pretpostavke su uvjeti za koje izvođač očekuje da će postojati kako bi dovršio projekt u skladu s uvjetima iz ZOR -a. Na primjer, izvođač može pretpostaviti da će njegovim zaposlenicima biti odobren pristup računalnoj mreži klijenta kako bi instalirali isporučivi softver. Odjeljak Pretpostavke trebao bi identificirati što je više moguće takvih pretpostavki i postaviti plan za nepredviđene situacije ili posljedice u slučaju da bilo koja pretpostavka ne uspije.
Korak 11. Uključite parametre za upravljanje projektima
Ovaj odjeljak opisuje postupak praćenja napretka projekta. Uključite stavke kao što su: Tjedni sastanci, Redovita izvješća o statusu, Redovita izvješća o napretku i Sastanci tima za upravljanje projektima. Ovaj je odjeljak također dobro mjesto za opisivanje dodatnih obaveza koje mogu proizaći iz projekta, kao što su održavanje i popravak nakon početnog projektiranja i/ili instalacije.
Savjeti
- Ako je primjenjivo, obično je u interesu klijenta da zadrži dio konačne uplate dok se ne pokaže da svi isporučeni proizvodi rade zajedno.
- Općenito, dobro izrađen SOW ne bi se trebao pozivati na vanjske dokumente (osim industrijskih standarda).
- Svakako zabilježite sva obećanja dana tijekom prodajnih planova i pregovora o ugovoru u svom SOW -u prije početka projekta.
- U pojedinostima rasporeda koristite jezik kalendara koji dopušta određenu fleksibilnost. Na primjer, „dva mjeseca nakon X, Q. A. testiranje će biti dovršeno”, a ne„ Dana 5. lipnja, Q. A. testiranje će biti završeno. " To omogućuje nesmetani nastavak projekta (bez izmjena naloga) u slučaju ranijeg odgode procesa.
- SOW se može označiti kao "Povjerljivo". Ako jest, SOW bi trebao sadržavati kratki odjeljak koji opisuje posljedice (obično fiksne novčane kazne) za svako kršenje povjerljivosti.
