Organiziranje uredskih datoteka može biti težak zadatak, pogotovo ako imate velike količine datoteka i dokumenata, ali to ne mora biti bolan proces. Planiranje unaprijed i odlučivanje o datotečnom sustavu može vam pomoći u organiziranju datoteka prema vašem poslovanju i osigurati učinkovitije pronalaženje važnih dokumenata. Nakon što svoje datoteke uredite, morate se držati dosljednog sustava kako biste održavali datoteke na taj način.
Koraci
Metoda 1 od 3: Razvoj sustava
Korak 1. Stvorite kategorije datoteka
Prvo što želite učiniti ako želite organizirati datoteke je odlučiti koje ćete glavne kategorije koristiti za sortiranje. Različite vrste ureda imat će različite vrste kategorija, ali opći sustav je isti. Morate smisliti sustav koji vaše datoteke razvrstava na smislen način.
Na primjer, ako radite u odvjetničkom uredu i trebate organizirati klijentske datoteke, možete ih sortirati prema općim vrstama predmeta: parnični, ostavinski, korporativni, administrativni i drugi
Korak 2. Postavite potkategorije
Unutar svake pojedinačne kategorije možete postati specifičniji razvijanjem popisa potkategorija. Svaki pojedinačni papir koji treba podnijeti može se definirati s dva pojma - općom kategorijom, a zatim potkategorijom.
Na primjer, ako postavljate sustav arhiviranja financijskih pitanja, možda imate opću kategoriju "Odlazna plaćanja", a zatim postavite potkategorije dobavljača, dobavljača, usluga, stručnjaka i administrativnih troškova
Korak 3. Upotrijebite sustav za kodiranje boja
Ovo zvuči jednostavno, ali može biti vrlo učinkovit način za organiziranje datoteka za brzi pristup. Odlučite koliko ćete različitih kategorija imati u svom dosjeu, a zatim upotrijebite toliko mapa različitih boja.
Umjesto mapa koje su potpuno obojene, možete koristiti obične manilske mape i nabaviti naljepnice u boji. Zatim možete pričvrstiti naljepnice na gornju karticu, na rub mape ili oboje radi veće vidljivosti
Korak 4. Označite datoteke
Svaka datoteka u vašem uredu sada ima jasno mjesto. Oznaku na kartici svake mape trebali biste napisati jasno i uredno kako biste znali gdje pripada. Oznaka u svakoj pojedinačnoj mapi trebala bi započeti općom kategorijom, a zatim je pratiti određena potkategorija. Na primjer, mapa koja sadrži zapise o uplatama vašim dobavljačima imala bi oznaku "Odlazna plaćanja / dobavljači".
- Naljepnice na svakoj datoteci trebaju se ispisivati što urednije i dosljednije. Vrlo jednostavno možete kupiti softverske pakete koji će vam omogućiti oblikovanje naljepnica, pa ih možete upisivati i ispisivati pomoću računala.
- Ako svoje naljepnice ispisujete na računalu, trebali biste koristiti dosljednu veličinu i stil fonta. Ako ispisujete ručno, pokušajte biti dosljedni i što uredniji.
Korak 5. Sortirajte datoteke abecednim redom
Kad se uspostavi vaš sustav arhiviranja i kada ste stvorili sve svoje mape, zatim ih posložite. Opće mape trebate sortirati po abecedi. Unutar svake opće mape sve podkategorije treba sortirati i po abecedi.
Možete odabrati sortiranje nekih podataka prema datumu, a ne prema oznaci teme. Ako je tako, morat ćete sami odlučiti ima li smisla sortirati datoteke s najnovijim stavkama ispred i premjestiti na najstarije ili obrnuto
Korak 6. Ostavite nekoliko centimetara prostora u svakoj ladici
Kad uspostavljate svoj sustav arhiviranja, morate ostaviti prostor za rast datoteka. Kako vrijeme prolazi, nesumnjivo ćete primati sve više radova koje ćete dodati u svaku mapu. Ostavite prostor za proširenje datoteka. U protivnom ćete kasnije imati težak zadatak premještanja cijelih odjeljaka ili ladica za datoteke kako biste napravili mjesta.
Metoda 2 od 3: Razvrstavanje neurednih datoteka
Korak 1. Prikupite sve materijale koji trebaju turpijanje
Ako počinjete s zbirkom radova koji nisu organizirani i koji su u neredu, morat ćete početi tako što ćete skupiti papire. Pronađite radno mjesto i sakupite sve u jednu hrpu. Tada ćete moći raditi na organiziranju.
Korak 2. Odvojite radove u dvije grupe za "radnju" i "podnošenje"
”Kao prvi korak, trebali biste napraviti mapu ili hrpu za sve što zahtijeva hitnu akciju. Ovi papiri ne bi trebali biti podneseni ili se možda ne sjećate obaviti posao koji je potrebno obaviti. Ostavite ovu mapu "radnja" na stranu da biste je uskoro riješili. Zatim nastavite s podnošenjem preostalih papira.
Organizirajte datoteku "akcije". Radove koje morate odmah riješiti treba razvrstati u manje grupe na temelju posla koji trebate obaviti. Na primjer, postavite podkategorije kao što su poziv, pisanje, dostava i plaćanje
SAVJET STRUČNIKA
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Korak 3. Uzmite svaki papir jednom
Dok prebirate po labavim papirima koje podnosite, donosite odluke o svakom od njih dok ga pregledavate. Podignite papir, pročitajte ga, odlučite kojoj kategoriji i potkategoriji pripada u vašem sistemu arhiviranja, a zatim ga odložite. Rad na ovaj način pomoći će vam u dosljednosti u podnošenju i uštedjet će vam vrijeme baveći se svakom stavkom samo jednom.
Dok pregledavate svaku stavku, trebali biste utvrditi trebate li je uopće zadržati. Ako je papir nešto o čemu je već bilo riječi i nije nešto što trebate voditi kao evidenciju, razmislite o tome da ga odbacite, a ne podnesete
Korak 4. Rasklopite svaku stavku
Većina papira koje imate vjerojatno će doći u prepisci i vjerojatno će biti u omotnicama i presavijeni. Izvadite papire iz omotnica, otvorite ih, a zatim arhivirajte. Umetanje svakog papira na ovaj način pomaže vašim mapama da se ravnomjerno smjeste u ladicu za datoteke, bez ispupčenja na mjestima gdje se presavijeni papiri slažu.
- Odlučite trebate li zadržati koverte. U većini slučajeva omotnice su nepotrebne i mogu se odbaciti. Međutim, ako mislite da će vam možda trebati dokaz o isporuci ili dokaz poštanskog žiga, omotnicu morate spojiti spajanjem na papire i držati ih zajedno.
- Više papira treba spojiti spajalicom. To će spriječiti da se stvari razdvoje ili izgube. Spajalice su bolje od spajalica jer (a) se ujednačenije uklapaju u datoteke i (b) nemaju problem iskliznuti.
Metoda 3 od 3: Održavanje datoteka
Korak 1. Upotrijebite košaricu "Datoteka"
Kad nova korespondencija uđe u vaš ured ili kada se stvori nova papirologija, možda je nećete moći odmah podnijeti. Sve što trebate podnijeti trebate staviti na jedno mjesto da biste ga podnijeli kad budete u mogućnosti. Košara na vašem stolu, s oznakom "Datoteka", dobar je način da odložite te papire dok ne budete spremni.
Korak 2. Odredite dosljedno vrijeme za rad na podnošenju
Ako možete, svaki dan ili tjedan zakažite stalno vrijeme na kojem ćete raditi na podnošenju novih radova. Ako podnošenje zahtjeva postane redovitim dijelom vaše rutine, veća je vjerojatnost da ćete to pratiti.
- Na primjer, možete odvojiti posljednjih pola sata svakog dana za podnošenje dnevnih papira. Ako ovo nema dovoljno vremena, pokušajte podnijeti zahtjev dva puta dnevno, neposredno prije odlaska na ručak, a zatim neposredno prije odlaska na dan.
- Ključ uspjeha su dosljednost i ponavljanje.
Korak 3. Uvjerite se da drugi koji imaju pristup datotekama razumiju sustav
Ako ste jedina osoba koja koristi vaše datoteke, tada biste lako mogli održavati redoslijed koji ste stvorili. Međutim, ako drugi ljudi trebaju koristiti papire u vašim datotekama, morate se pobrinuti da razumiju - i slijede - sustav koji ste stvorili. Postojanje sustava arhiviranja nije od pomoći ako se papiri pogrešno arhiviraju i stave u pogrešne mape.
Možda bi bilo učinkovitije i učinkovitije ako ponudite da dobijete sve što bi nekome drugom u vašem uredu moglo zatrebati, a zatim ih zamoliti da vam sve vrate izravno. Tada možete biti sigurni da se sve ispravno refilira
Korak 4. Čuvajte vitalne dokumente na sigurnom mjestu
Neki će se posebni materijali možda morati držati na posebnim, posebnim mjestima. Na primjer, neki će se papiri možda morati čuvati u sefu ili u vatrostalnoj kutiji. Možda ćete čak morati držati neke materijale izvan mjesta, u bankovnom sefu ili u uredu odvjetnika vaše tvrtke.
Korak 5. Redovito pregledavajte svoje datoteke
Najmanje jednom godišnje, a po potrebi i češće, trebali biste odvojiti malo vremena za pregled datoteka. Svrha je ovog pregleda odlučiti postoje li papiri ili cijele mape koje se mogu odbaciti ili možda premjestiti u skladište izvan mjesta. Ako nešto više nikada neće biti potrebno, trebali biste ga odbaciti. Ako je to nešto što ne očekujete da ćete redovito koristiti, ali ćete ga možda morati čuvati kao evidenciju, trebate ga poslati u pohranu.
