Svatko ima važne dokumente, od rodnog lista do bankovnih podataka, koje želi čuvati. Iako nikada ne želimo razmišljati o lošim stvarima, ti su dokumenti ključni za bilo kakvu hitnu situaciju ili katastrofu. Na sreću, pohraniti ih i zaštititi je jednostavno. Uz neke alate za planiranje, organizaciju, digitalizaciju i pohranu, sve važne dokumente možete čuvati na sigurnom mjestu.
Koraci
Metoda 1 od 2: Zaštita vaših dokumenata
Korak 1. Nabavite prijenosnu, vatrostalnu kutiju za zaključavanje vitalnih dokumenata
Najbolji način zaštite važnih dokumenata je kućna kutija za zaključavanje. Ovo FEMA preporučuje za skladištenje. Nabavite vatrootpornu kutiju koja se može zaključati kako bi vaši dokumenti bili sigurni u hitnim slučajevima. Također provjerite je li kutiju lako nositi pa možete ponijeti svoje dokumente ako morate otići.
- U trgovinama hardvera ili uredskog materijala obično se nalaze kovčezi za dokumente. Možete ih pronaći i na internetu.
- Kutije za zaključavanje mogu doći s ključem ili kombinacijom brave. Što god odabrali, ključ ili kombinaciju držite na sigurnom mjestu do kojeg možete doći. Recite svojoj obitelji gdje ih također možete pronaći.
- Neki ljudi misle da je stavljanje njihovih dokumenata u sef najbolji plan, ali nećete moći nositi veliki ili teški sef. To znači da biste mogli izgubiti svoje dokumente ako morate napustiti svoj dom. Prijenosna kutija za zaključavanje puno je bolji izbor.
Korak 2. Stavite sve dokumente u plastične vrećice prije nego zaključate kutiju
Iako su kutije za zaključavanje obično vodootporne, može doći do curenja, osobito ako dođe do poplave. Budući da voda može uništiti važne dokumente, najbolje je dodati drugi sloj zaštite. Stavite sve dokumente u plastične vrećice koje se mogu zatvoriti prije nego što ih stavite u kutiju.
Možda ćete htjeti ostaviti kutiju na visokom mjestu, poput police ili na drugom katu, kao dodatnu mjeru opreza od oštećenja od poplava
Korak 3. Ostavite kutiju za zaključavanje na pristupačnom mjestu do kojeg možete brzo doći
Možda nikada ne biste poželjeli razmišljati o tome da u žurbi napustite svoj dom. Međutim, ako postoji neka vrsta hitne situacije poput prirodne katastrofe, ne možete gubiti vrijeme na traženje svojih dokumenata. Ostavite svoju kutiju za zaključavanje na mjestu do kojeg možete lako doći, tako da je možete brzo zgrabiti. Time ćete uštedjeti dragocjeno vrijeme u hitnim slučajevima.
- Trebalo bi malo sakriti kutiju, za slučaj da lopov uđe u vaš dom. Stavljanje u stražnji dio ormara trebalo bi biti dovoljno, sve dok znate gdje se nalazi i možete ga dobiti u žurbi.
- Recite i ostalim članovima vašeg kućanstva gdje se nalazi kutija, u slučaju da moraju brzo otići kad vas nema.
Korak 4. Označite okvir tako da ga je lako prepoznati
Ako ste u žurbi ili netko drugi mora zgrabiti kutiju, provjerite je li lako prepoznati. Stavite oznaku na kojoj piše nešto poput "Važni dokumenti". Na ovaj način možete brzo pronaći i zgrabiti kutiju u hitnim slučajevima.
Korak 5. Sigurnosno kopirajte sve važne dokumente digitalnim kopijama
Uvijek je moguće da se fizički dokumenti oštete ili izgube, pa je digitalna sigurnosna kopija vrlo važna. Upotrijebite skener i digitalizirajte sve dokumente koje pohranjujete u kutiju za zaključavanje. Na taj ćete način imati sigurnosne kopije ako se bilo koji od njih ošteti ili izgubi.
- Postoje i aplikacije za pametne telefone koje vam omogućuju snimanje fotografija i pohranu u PDF formatu. Ovo je brz i jednostavan način za sigurnosno kopiranje vaših dokumenata.
- Digitalizacija manje važnih dokumenata može biti odličan način da smanjite nered u svom domu. Ako se osjećate preopterećeni s previše papirologije, to vam može pomoći da se organizirate.
Korak 6. Spremite svoje digitalne kopije na najmanje 2 sigurna mjesta
Digitalno sigurnosno kopiranje dobar je početak, ali morate se pobrinuti i da ih zaštitite. Općenito, digitalne datoteke držite na najmanje 2 mjesta kako biste ih manje izgubili. Datoteke možete učitati na izmjenjivi flash pogon i ostaviti taj pogon u spremištu, a datoteke prenijeti i na siguran račun za pohranu u oblaku. Na ovaj način imate više načina za pristup svojim dokumentima u hitnim slučajevima.
- Zaštitite lozinkom sve mape u koje pohranjujete važne dokumente. Postavite datoteke u oblaku na privatne i postavite lozinku na mape na računalu ili flash pogonu.
- Također možete pohraniti flash pogon ili tvrdi disk u drugu kutiju u svojoj banci. Na ovaj način imate digitalne kopije na 2 fizička mjesta.
Metoda 2 od 2: Pohranjivanje ispravnih dokumenata
Korak 1. Stavite sve svoje osobne identifikacijske dokumente u prijenosnu kutiju za zaključavanje
U slučaju katastrofe morat ćete moći dokazati svoj identitet i obiteljske odnose. U ormar spremite originale svega što vam je potrebno za identifikaciju sebe i svoje obitelji.
- Dokumenti za samoidentifikaciju uključuju vašu putovnicu, rodni list, iskaznicu socijalnog osiguranja i zelenu kartu ili evidenciju useljenika. Također biste trebali ostaviti kopiju svoje vozačke dozvole ili osobne iskaznice.
- Ako ste u bilo kojem trenutku služili vojsku, uključite i službeni dokument i evidenciju.
- Za svoje obiteljske odnose uključite svoje vjenčane ili razvodne zapise, rodne listove djece, dokumente o usvajanju ili skrbništvu nad djetetom i evidenciju ili oznake o vlasništvu kućnih ljubimaca.
Korak 2. Pohranite svoju financijsku evidenciju kako biste dokazali što posjedujete
Financijske i vlasničke evidencije važne su za nadoknadu i osiguranje nakon bilo koje vrste katastrofe, pa ih uvijek uključite i u svoju kutiju za zaključavanje. Stavite papirnate zapise o svemu što posjedujete i svoj imovini kako biste ih mogli oporaviti ako dođe do nesreće i morate otići.
- Važne evidencije vlasništva uključuju vlasnički list, procjenu vrijednosti imovine, pravo vlasništva na automobilu i druge dokumente o registraciji, vašu oporuku te podatke o banci i računu za umirovljenje. Uključite i kopije svih planova osiguranja koje imate.
- Općenito, u okvir se trebaju unijeti i evidencije o nedavnim ili tekućim financijskim obvezama. Primjeri uključuju vaše hipotekarne dokumente, podatke o zajmu, alimentaciju, uzdržavanje za djecu, evidenciju o automatskim plaćanjima za kabelske usluge, teretane, komunalije ili pretplate te najnovije porezne prijave.
- Ako iznajmljujete svoj dom umjesto da ga posjedujete, uključite svoj ugovor o najmu ili najmu.
Korak 3. Uključite svoju medicinsku dokumentaciju kako je ne biste izgubili
U hitnim slučajevima trebat će vam i zdravstvena i medicinska dokumentacija. Provjerite imate li podatke o imunizaciji i cjepivima, popise lijekova koje uzimate, popis vaših alergija ili zdravstvenih stanja, podatke o vašem zdravstvenom osiguranju, obrasce medicinske punomoći i podatke za kontakt vaših liječnika i stomatologa kako biste ih mogli dobiti ako moram.
- Ne zaboravite uključiti sve ove podatke i za ostale članove vašeg kućanstva ili obitelji.
- Ako imate bilo kakvih poteškoća, svakako dodajte zapise koji to dokazuju, kao i sve papire za vaše beneficije ili naknade.
- Ako imate kućnog ljubimca, uključite i veterinarsku dokumentaciju.
Korak 4. Snimite vrijedne predmete ili imovinu za osiguranje
Ne može sve što posjedujete stati u vaš ormar pa čuvanje fotografija vrijednih predmeta može pomoći ako je nešto oštećeno i morate podnijeti zahtjev za osiguranje. Snimite sve vrijedno što bi se moglo oštetiti u nesreći. Pohranite fizičke kopije slika u kutiju, a također prenesite digitalne kopije na flash pogon ili datoteku za pohranu u oblaku.
Neki predmeti za koje vam je možda potrebno pokriće uključuju vaš dom, automobil, umjetnička djela, kolekcionarske predmete ili skupu elektroniku
Korak 5. Ostavite nešto novca u ormariću za svaki slučaj
Ako je došlo do nestanka električne energije ili morate napustiti dom, možda nećete moći pristupiti svom bankovnom računu. Ostavite novčani fond za hitne slučajeve malih novčanica, ne viših od 20 dolara, samo u slučaju da vam zatreba novac tijekom hitnog slučaja.
Iako je gotovina za hitne slučajeve važna, ne ostavljajte svu svoju ušteđevinu tamo. Novac na bankovnom računu osiguran je od strane FDIC -a, a novac u vašoj kutiji nije. Bolje je ostaviti većinu svoje ušteđevine u banci, a samo ono što bi vam moglo zatrebati u gotovini
Korak 6. Za manje važne papire upotrijebite ormar za datoteke koji se može zaključati
Svako kućanstvo ima mnogo drugih papira koji nisu kritični i ne moraju biti u vašoj kutiji za zaključavanje. Najbolji način za pohranu ovih dokumenata je metalni ormar za datoteke koji se može zaključati. To ih štiti i organizira i ne morate se brinuti da ćete ih pokušati ponijeti sa sobom ako morate napustiti svoj dom.
- Neki važni, ali nekritični dokumenti uključuju nedavne bankovne izvode, porezne prijave stare više od godinu dana, školske ili poslovne papire, račune za komunalije, izvode o kreditnim karticama i važne račune.
- Općenito, ako su računi ili izvodi stariji od godinu dana, možete ih usitniti. Možete ih i digitalizirati ako želite voditi evidenciju bez ikakvih nereda.
Savjeti
- Ako svoje dokumente više volite čuvati izvan kuće, u banci možete iznajmiti i kutiju za zaključavanje. Pitajte prodavača o svojim mogućnostima.
- Za pripremu hitnog slučaja također je dobra ideja pohraniti hranu, vodu, lijekove, svjetiljke, prijenosni radio i pribor za prvu pomoć.
Upozorenja
- Ako dođe do hitnog slučaja i morate odmah napustiti svoj dom, najprije dajte svima sigurnost. Vaši dokumenti mogu pričekati dok svi ostali ne izađu.
- Ne dovodite u opasnost svoj život ili sigurnost kako biste spremili svoje dokumente.
